Top 6 vragen voor het kiezen van de juiste Biobanking LIMS-software

Biobanken zijn essentiële leveranciers geworden van waardevolle biospecimens en bijbehorende metadata, waardoor onderzoekers grootschalige genetische studies kunnen uitvoeren, gepersonaliseerde therapeutica kunnen ontwikkelen en wereldwijde vragen kunnen beantwoorden. Met de groei in biobanking en haar fundamentele rol in onderzoek, gebruiken steeds meer biobanken digitale platforms, zoals beheersystemen voor laboratoriuminventaris (LIMS), om hun collecties van biospecimens te organiseren, de dagelijkse werkzaamheden af te handelen, trends in activiteit te volgen, enzovoort. 

Maar er zijn veel LIMS-softwareopties voor biobanking. En ze zijn niet allemaal gelijk. 

Het kiezen van een geschikt platform voor uw behoeften kan uw biobanking positief beïnvloeden efficiëntie, nauwkeurigheid en succes van operaties. Daarom is het belangrijk om kritische vragen te stellen bij het evalueren van biobanking LIMS leveranciers. 

Bekijk deze 6 belangrijke vragen om te beoordelen of LIMS-software voor biobanking geschikt is voor jou. 

Vraag #1: Hoe gaat de software om met monsterbeheer en -tracering?

Een goed ontworpen systeem voor monstertracering en inventarisbeheer kan de efficiëntie van uw biobankingactiviteiten aanzienlijk verbeteren door een "overzicht" van uw gehele collectie te bieden. De software die u overweegt en evalueert moet een gecentraliseerd systeem bieden voor het beheren van elk type biospecimen (en bijbehorende metadata of documentatie) binnen uw biobank, de distributie van biospecimens naar onderzoekers regelen, integreren met alle andere software (bijv. elektronische labnotitieboeken) of apparatuur (bijv. vriezers met ultralage temperaturen) en ruimte vinden voor nieuwe biospecimens. Alle gegevens moeten volledig traceerbaar zijn, zodat ze klaar zijn voor audits en begrepen kunnen worden door het juiste personeel.

Vraag #2: Heeft de software een gebruiksvriendelijke interface waarin je gemakkelijk kunt navigeren?

Een gebruiksvriendelijke interface moet intuïtief zijn en een logische lay-out hebben voor de LIMS-functies. Dit maakt het gemakkelijk om de nodige informatie te vinden en taken uit te voeren zonder uitgebreide training. De software moet ook duidelijke en beknopte instructies hebben die gebruikers kunnen helpen om te begrijpen hoe ze de software efficiënt kunnen gebruiken. Voor meer geavanceerde functies moet je ervoor zorgen dat de LIMS-leverancier die je overweegt technische ondersteuning en training biedt (zie de volgende vraag hieronder).

Een gunstige en gemakkelijke gebruikerservaring kan de acceptatie en tevredenheid vergroten, wat het algehele succes van de biobankingoperatie kan verbeteren.

Vraag #3: Biedt de softwareleverancier training en klantenondersteuning?

Adequate training en klantenondersteuning kunnen ervoor zorgen dat LIMS-software correct wordt gebruikt en dat eventuele problemen snel worden opgelost. Leveranciers die training en ondersteuning bieden tijdens de gehele levenscyclus van LIMS, helpen de efficiëntie van biobankingactiviteiten te verbeteren door gebruikers te voorzien van de informatie die ze nodig hebben om het LIMS met succes te gebruiken.

De softwareleverancier moet alle medewerkers trainen in het gebruik van de software, inclusief praktische training, online tutorials en documentatie.

Daarnaast moet de leverancier ondersteuning bieden bij problemen die zich voordoen nadat de software is geïmplementeerd. Zorg ervoor dat je 24/7 toegang hebt tot het technische ondersteuningsteam, zodat je bij elk probleem de hulp krijgt die je nodig hebt. Je kunt dit testen tijdens een proefperiode, die de meeste LIMS-leveranciers 30 dagen gratis aanbieden.

Een andere manier om meer te weten te komen over de technische ondersteuning, softwareprestaties en algemene betrouwbaarheid van LIMS is door contact op te nemen met de huidige gebruikers van het platform en hen te vragen naar hun sterke en zwakke punten.

Vraag #4: Wat is het overgangsproces van ons oude systeem naar een nieuw LIMS?

De overgang van een legacy LIMS, platform of bootstrapped oplossing naar een nieuw LIMS kan moeilijk zijn. Voor een soepele overgang is het essentieel om te evalueren hoe een nieuwe leverancier en een nieuw systeem het proces kunnen ondersteunen. 

Begin met het beoordelen van je huidige systeem en identificeer alle essentiële gegevens die moeten worden overgezet naar het nieuwe systeem. Vraag vervolgens aan het ondersteunend personeel van de leverancier hoe het nieuwe systeem deze gegevens kan verwerken en hoe je ze kunt importeren in een formaat dat het nieuwe systeem kan begrijpen. Vraag om een demonstratie van hoe dit proces werkt en als je uiteindelijk een nieuw LIMS aanschaft, zorg er dan voor dat je het technische ondersteuningsteam zorgvuldig hebt doorgelicht (zoals beschreven in het hoofdstuk hierboven) zodat ze je door het proces kunnen leiden en mogelijke probleemgebieden kunnen identificeren.

Vraag #5: Hoe gaat de software om met gegevensbeveiliging en privacy?

Gegevensbeveiliging en privacy moeten topprioriteiten zijn bij het overwegen van LIMS voor uw biobankingactiviteiten. De software heeft robuuste beveiligingsfuncties nodig, zoals encryptie, gebruikersverificatie en toegangscontroles om bescherming te bieden tegen ongeautoriseerde toegang en gegevensinbreuken. De software moet ook voldoen aan voorschriften zoals 21 CFR Deel 11 en GxP-richtlijnen om ervoor te zorgen dat de gegevens conform de voorschriften worden behandeld en opgeslagen.

Bovendien kunnen controletrajecten en rapportagemogelijkheden om gegevenstoegang te volgen en te controleren helpen bij het detecteren en voorkomen van inbreuken op de beveiliging, een noodzakelijke functie voor een biobanking LIMS. De software moet ook in staat zijn om back-ups te maken en gegevens te herstellen in het geval van onopzettelijk of kwaadwillig gegevensverlies.

Vraag #6: Is de software schaalbaar en kan deze de toekomstige groei van de biobank aan?

Schaalbare LIMS-software voor biobanking kan toekomstige groei aan en een toenemend aantal monsters, gebruikers en complexe gegevenssets verwerken.

Om er zeker van te zijn dat het LIMS dat je overweegt op- of af te schalen is, moet je beoordelen of het platform cloudgebaseerd kan zijn en geïntegreerd kan worden met andere systemen, zoals extra opslagoplossingen, die kunnen helpen bij het verwerken van de toenemende hoeveelheid gegevens die de biobank genereert.

Daarnaast is het uitbreiden van functionaliteit via add-ons en het bijhouden van activiteitstrends zijn twee krachtige functies die kunnen helpen bij het informeren over groeimogelijkheden en het op peil houden van prestaties en betrouwbaarheid. Het eerste kan sneller en nauwkeuriger monsterbeheer en -tracering mogelijk maken, terwijl het tweede personeel kan helpen bij het nemen van strategische beslissingen over de aankoop van apparatuur.

Hoe neem je een beslissing over een Biobanking LIMS-aanbieder?

Antwoorden krijgen op bovenstaande vragen is essentieel om jezelf te informeren over de sterke en zwakke punten van de verschillende beschikbare softwareoplossingen.

Als u meer wilt weten over het vinden van een digitaal platform dat geschikt is voor uw biobankingoperatie, download dan onze biobankinggids "How to Choose the Best Digital Platform for Your Biobank: Een complete gids om digitale chaos te vermijden en uw activiteiten te stroomlijnen".

Je zult meer leren over:

• De ins en outs van moderne biobanking
• Met welke belangrijke uitdagingen worden biobanken geconfronteerd en wat is hun invloed op de activiteiten?
• Hoe veelvoorkomende barrières in biobanking te overwinnen met behulp van een digitaal labplatform
• Een stapsgewijs proces voor het evalueren van een biobanking software verkoper
• Hoe eLabInventory kan uw biospecimenbeheerproces stroomlijnen
• Waarom het Musculoskeletal Oncology Lab (MOL) van de Universiteit van Pittsburgh eLabInventory gebruikt