Uw lab digitaliseren, één monster per keer

2024 lijkt nu al een "uiterst digitaal" jaar te worden: AI en digitalisering nemen exponentieel toe en zorgen voor nieuwe toepassingen en doorbraken. In de biowetenschappen, met inbegrip van de academische wereld en biotech, ervaren laboratoria met 30 jaar oude monsters en gegevens druk om te digitaliseren en organiseren. 

Elke dag horen we verhalen van zeer gerenommeerde en historische academische, gezondheidszorg- en industriële instellingen die ons vragen hoe ze hun monsters moeten digitaliseren omdat ze geen idee hebben waar ze moeten beginnen. Gisteren nog bezocht ik een biotechnologisch laboratorium met 14 vriezers die helemaal vol zaten. Er zaten gemiddeld 80.000 monsters in elke vriezer, wat neerkomt op ongeveer 1,1 miljoen monsters in totaal. De eigenaars en auteurs van de monsters zijn niet meer bij het bedrijf, dus de labmanager moest contact opnemen met oud-studenten om te begrijpen wat er in die monsters zit en of ze enige waarde hebben. 

Stel je een wereld voor waarin je dat niet hoeft te doen omdat alles al gedigitaliseerd is! Alleen al door dit proces kon de bovenstaande organisatie 1/3e van deze monsters weggooien - 373.000 monsters weg en 4,6 vriezers bevrijd! Stelt u zich eens voor hoeveel geld hierdoor bespaard wordt. 

Je had geen nieuwe vriezers nodig; je had gewoon beter monsterbeheer nodig!

De weg naar digitalisering van laboratoria

De reis naar de digitalisering van een laboratorium, vooral met uitgebreide monsteropslag, kan overweldigend zijn. Het opdelen van het proces in beheersbare stappen en het gebruik van tools zoals eLabNext kunnen de overgang echter stroomlijnen. 

Deze actiegids met 9 stappen biedt gedetailleerde strategieën om uw lab effectief te digitaliseren, één monster per keer, zodat u verzekerd bent van een soepele en systematische aanpak.

1. Voer een uitgebreide inventarisatie uit: 

Begin met het grondig beoordelen van de monsterinventaris van uw laboratorium. Documenteer de soorten monsters, de opslagomstandigheden en de hoeveelheid opgeslagen monsters. Neem contact op met alle hoofdonderzoekers, vraag om opheldering over de metagegevens van monsters en maak een Excel-bestand van je oude monsters. Als je momenteel verouderde software gebruikt, exporteer dan alles naar CSV of Excel en organiseer het. Dit is een uitstekende gelegenheid voor een voorjaarsschoonmaak: Alles wat niet binnen een maand na het starten van dit proces is geclaimd, moet worden weggegooid om ruimte te besparen!

2. Ontwikkel een prioriteringskader: 

Stel een prioriteringskader op om te bepalen welke samples het eerst gedigitaliseerd moeten worden. Ik noem deze samples "high-profile samples". Neem factoren in overweging zoals de relevantie van monsters voor lopende onderzoeksprojecten, de gebruiksfrequentie, wettelijke vereisten of zelfs de kosten die met deze monsters gepaard gaan. Werk samen met onderzoekers en belanghebbenden om input en consensus te verzamelen over prioriteringscriteria. Wees niet bang om heel direct en voortgangsgericht te zijn in uw discussies!

3. Een digitaliseringstaskforce formeren: 

Stel een speciale werkgroep samen die verantwoordelijk is voor het toezicht op het digitaliseringsproces. Dit team moet bestaan uit leden van verschillende afdelingen, waaronder onderzoekers, labmanagers, IT-specialisten en gegevensanalisten. Wijs duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe aan elk teamlid om ervoor te zorgen dat er verantwoording wordt afgelegd. Jij, als leidinggevende, gebruikt SMART/RACI of AGILE projectmanagementmethoden om dit te voltooien, met tijdlijnen en deadlines!

4. Gegevensinvoerprocessen standaardiseren: 

Ontwikkelen van gestandaardiseerde processen en protocollen voor gegevensinvoer om de consistentie en nauwkeurigheid van gedigitaliseerde monsters te behouden. Definiëren van gegevensvelden, naamgevingsconventies en vereisten voor metadata in samenwerking met belanghebbenden. Zorg voor uitgebreide training voor teamleden over deze protocollen. Platformen zoals eLabNext hebben grootschalige importeerfuncties en een Klantensucces team direct beschikbaar om u te helpen bij het importeren van duizenden monsters tegelijk! Met deze functie kunt u ook bestaande gegevens converteren naar een compatibel formaat, zoals Excel-sheets, en eLabNext gebruiken om informatie efficiënt te uploaden. Voer grondige datavalidatiecontroles uit voor het importeren om de integriteit van de data te garanderen.

5. Kies voor een incrementele aanpak: 

Kies voor een stapsgewijze aanpak van digitalisering door te beginnen met een kleine subset van monsters voordat er opgeschaald wordt. Begin met één vriezer, rek of plank en breid geleidelijk uit naar grotere batches. Deze aanpak minimaliseert verstoringen van lopende onderzoeksactiviteiten en maakt iteratieve verbeteringen mogelijk.

6. Implementeer rigoureuze maatregelen voor kwaliteitscontrole: Robuuste maatregelen voor kwaliteitscontrole implementeren om de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van gedigitaliseerde gegevens te garanderen. Protocollen voor gegevensvalidatie, kruiscontroles en audits opstellen om fouten snel op te sporen en te corrigeren. Controleer de gegevensinvoerprocessen regelmatig en zorg voor voortdurende training om kwaliteitsproblemen te beperken.

7. Documenteer standaard operationele procedures (SOP's): 

Documenteren van gestandaardiseerde operationele procedures (SOP's) voor digitaliseringsprocessen en best practices. Maak gedetailleerde gidsen met gegevensinvoerprotocollen, stappen voor probleemoplossing en instructies voor het gebruik van het systeem. Een toegankelijk archief van SOP's bijhouden voor referentie- en trainingsdoeleinden.

8. Voortdurende feedback en aanpassing stimuleren: 

Open communicatie en feedback loops aanmoedigen gedurende de digitalisering. Regelmatig input vragen van belanghebbenden, waaronder onderzoekers en laboratoriumpersoneel, om uitdagingen en gebieden voor verbetering te identificeren. Digitaliseringsstrategieën aanpassen op basis van feedback om de efficiëntie en gebruikerstevredenheid te optimaliseren.

9. Prestaties vieren en motivatie behouden: 

Dit is een van de meest over het hoofd geziene attributen van dit proces! Wetenschappers zijn zo gefocust op dagelijkse taken dat we vergeten om even aan de rozen te ruiken en mensen die dingen bereiken te vieren! Vier mijlpalen en prestaties die bereikt zijn tijdens het digitaliseringstraject om de motivatie en het moreel hoog te houden. Erken de inspanningen van de digitaliseringstaskforce en erken de vooruitgang naar het uiteindelijke doel van een volledig gedigitaliseerd lab. Stel nieuwe doelen en benchmarks om het momentum te behouden en voortdurende verbetering te stimuleren.

Samenvatting

Het digitaliseren van een labo, één staal per keer, vraagt om een systematische en gezamenlijke aanpak. Door het uitvoeren van een uitgebreide inventarisatie, het prioriteren van stalen en het gebruik van tools zoals eLabNext, kan het digitaliseringsproces effectief beheerd worden. Het opzetten van gestandaardiseerde processen, het implementeren van rigoureuze kwaliteitscontrolemaatregelen en het stimuleren van continue feedback zijn essentieel om data-integriteit en gebruikerstevredenheid te garanderen. Bij elke stap die wordt gezet in de richting van digitalisering, moeten de successen worden gevierd en moet de motivatie voor het overkoepelende doel van een volledig gedigitaliseerd laboratorium worden behouden. Onthoud dat het een reis is die begint met één monster, één doos, één rek en één plank totdat het hele laboratorium naadloos gedigitaliseerd is.