De voordelen van het inhuren van een ELN-consultant

Elektronische labnotitieboeken (ELN's) zijn voordelig voor zowel industriële als academische laboratoria. De mogelijkheid om snel al je laboratoriumactiviteiten te doorzoeken om nieuwe ontdekkingsmogelijkheden te vinden of een lopend probleem op te lossen is een enorm voordeel ten opzichte van traditionele papieren notitieboeken. 

Het opzetten en onderhouden van een ELN zodat alle voordelen van digitaal beschikbaar zijn, is echter niet triviaal. 

Dit is waar een ELN-consultant (zoals Rebecca De Souza) kan helpen om jou en je laboratorium klaar te stomen voor succes! In de blog hieronder bespreken we wat een ELN-consultant is en de top 6 manieren waarop ik ELN-consultants laboratoriumteams heb zien helpen digitaliseringszen te bereiken.

Wat is een ELN-consultant?

Een ELN-consultant is een laboratoriumprofessional die begeleiding en expertise biedt bij het kiezen, implementeren, aanpassen en optimaliseren van een ELN voor een laboratorium. ELN-consultants zijn van cruciaal belang om onderzoeksorganisaties te helpen effectief gebruik te maken van digitale tools, de samenwerking te verbeteren en naleving van industriële normen en voorschriften te garanderen.

6 manieren waarop een ELN-consultant uw lab kan helpen

#1: Verlicht de setup-last van uw laboratoriumpersoneel

Selecteren en een ELN opzetten komt vaak terecht op de schouders van het laboratoriumpersoneel, dat een evenwicht moet vinden tussen de implementatie van ELN's en hun gebruikelijke laboratoriumverantwoordelijkheden. Dit is logisch, aangezien zij de primaire gebruikers van een ELN zullen zijn. 

Het neemt echter wel kostbare tijd weg die besteed kan worden aan onderzoek of andere laboratoriumtaken. Omdat ELN's nieuw zijn, hebben veel laboratoriummedewerkers bovendien geen ervaring met het gebruik van een ELN, laat staan dat ze weten hoe ze er een moeten selecteren en instellen. 

Een ELN-consultant werkt samen met laboratoriumprofessionals die ELN's moeten selecteren en instellen en biedt waardevolle kennis door ervaring. Ze kunnen uw team helpen de behoeften van uw laboratorium vast te stellen, laten zien hoe de verschillende ELN's zich verhouden tot deze behoeften, een plan opstellen voor de uitrol van ELN's, veelvoorkomende valkuilen bij de installatie identificeren en helpen bij het trainen van het personeel. Hoewel de betrokkenheid van het laboratoriumpersoneel een essentieel onderdeel is van het succes van de ELN-installatie, zorgt de hulp van een ELN-consultant ervoor dat het laboratoriumteam zich meer kan richten op zijn dagelijkse verantwoordelijkheden terwijl het toch betrokken blijft bij het ELN-selectie- en implementatieproces. 

#2: Navigeren door de behoeften van belanghebbenden

Drie primaire belanghebbenden hebben belang bij het succes van een ELN:

1. Het bedrijf of de hoofdonderzoeker (PI) / labhoofd
2. Juridische en IP-teams
3. Laboratoriumpersoneel

Elk van deze entiteiten heeft er belang bij dat labgegevens worden vastgelegd, doorzoekbaar en controleerbaar zijn. 

De verwachtingen van elke partij kunnen echter verschillen of tegenstrijdig zijn. De onderneming of PI en juridische en IP belanghebbenden kunnen bijvoorbeeld verwachten dat ELN-gegevens overdreven gedetailleerd worden bijgehouden, maar geen rekening houden met de tijdsinvestering of het praktische nut van het bijhouden van gegevens. Discrepantie tussen deze drie groepen kan leiden tot lage ELN-compliance en verwarring over de verwachtingen of het doel van het ELN, wat uiteindelijk kan leiden tot het verlaten van een ELN. 

Een ELN-consultant, die al eerder door dit drieluik van behoeften heeft moeten navigeren, kan diegenen helpen die belast zijn met het selecteren en instellen van een ELN. De consultant kan rechtstreeks communiceren met alle drie de belanghebbenden of kan degenen die verantwoordelijk zijn voor de implementatie en het onderhoud van het ELN helpen met deze interacties. Het in balans houden van deze trifecta van belanghebbenden zal uiteindelijk leiden tot het succes op lange termijn van het ELN in uw laboratorium. 

#3: ELN Organisatie

Hoewel de naam ELN suggereert dat het een eenvoudige vervanging is voor een traditioneel papieren notitieboek, is het meer verwant aan een archiefkast dan aan een notitieboek. Zoals deze analogie suggereert, is een ELN (afhankelijk van welke je gebruikt) meer een organisatorisch systeem voor het invoeren en opslaan van gegevens. 

De meeste ELN's hebben een ingebouwde organisatiestructuur. Bijvoorbeeld, eLabJournal heeft de structuur Project>Studie>Experiment, met extra opties om projectgroepen te maken als extra organisatielaag. 

Het kan verleidelijk zijn om elk individu of team in uw lab te laten bepalen hoe de ingebouwde organisatorische hulpmiddelen gebruikt moeten worden; dit kan echter leiden tot verwarring bij het zoeken naar specifieke gegevens. Hoe een bedrijf of laboratorium beslist hoe het zijn ELN-organisatie wil structureren, hangt af van de individuele behoeften. Een ELN-consultant kan zijn ervaring gebruiken om die beslissing te begeleiden en de organisatiestructuur voor alle teamleden te harmoniseren. Als u al een ELN hebt en moet herstructureren en reorganiseren, kan een ELN-consultant u ook hierbij helpen! 

#4: Workarounds genereren en efficiëntie verhogen

Bij een zorgvuldige selectie zou het ELN dat u kiest in staat moeten zijn om aan de meeste behoeften van uw laboratorium te voldoen - met de nadruk op "meeste", omdat er vaak laboratoriumspecifieke scenario's zijn die geen enkele softwareontwikkelaar van tevoren kon bedenken. ELN-consultants kunnen helpen bij het bedenken van oplossingen voor deze onvoorziene situaties, of ze nu alternatieve benaderingen voorstellen of namens u samenwerken met een softwareontwikkelaar om een oplossing te creëren. Ze kunnen ook helpen door hun ervaring met het werken in een laboratorium met een ELN te gebruiken om de impact van vereiste ELN-taken op de dagelijkse laboratoriumworkflows te beoordelen en waar stroomlijning kan worden toegepast om de efficiëntie te verhogen. 

#5: Betere training en documentatie

Nadat een ELN is gekozen, de organisatiestructuur is bepaald en het is ingesteld, moet het worden uitgerold naar het grotere team of de organisatie. Dit houdt in dat er een ELN handboek of gebruiksbeleid moet worden gemaakt en dat er training moet worden gegeven. 

Een ELN-consultant kan helpen door deze documenten en trainingssessies/video's direct te maken. Ze kunnen ook samenwerken met de "Super Users" van uw laboratorium om huidige en nieuwe medewerkers te helpen trainen of met aanvullende training wanneer er nieuwe ELN-functies beschikbaar komen. Dit kan de trainingslast voor uw personeel verminderen, zodat zij zich kunnen richten op hun andere onderzoeksdoelen. 

#6: Conformiteit ELN 

Een ELN is slechts zo nuttig als de gegevens die erin worden vastgelegd. Daarom is ELN-compliance van vitaal belang voor succes. Veel van de hierboven besproken onderwerpen kunnen van invloed zijn op ELN-compliance en een ELN-consultant kan helpen bij het vermijden van veelvoorkomende valkuilen. 

Stel dat uw organisatie of laboratorium bekende problemen heeft met niet-compliance of hulp nodig heeft bij het identificeren van problemen met compliance. Een ELN-consultant kan u helpen bij het beoordelen van de huidige mate van naleving, het identificeren van belemmeringen voor naleving en het opstellen van strategieën om de naleving te verbeteren. 

Ervaar de voordelen van een ELN Consultant

Een ELN-consultant kan waardevolle hulp bieden wanneer uw organisatie of laboratorium door het ELN-landschap navigeert. Ze kunnen de last van het opzetten en onderhouden van een ELN verlichten, zodat uw team zich weer kan bezighouden met wat het belangrijkst is: hun volgende ontdekking! 

Als je een ELN-consultant nodig hebt, neem dan contact met me op via rebecca.a.g.desouza@gmail.com of kom met me in contact op LinkedIn.