6 Barrières voor de invoering van ELN (Electronic Lab Notebook) en hoe ze te overwinnen

Het aantal open-source en commercieel beschikbare ELN's is de afgelopen tien jaar explosief gestegen, waardoor laboratoria in de academische wereld, de industrie en bij de overheid gestroomlijnder, kosteneffectiever en beter georganiseerd zijn geworden. 

Maar veel laboratoria zijn nog niet overgestapt op digitale informatieopslag en kiezen voor papieren labnotitieboekjes of een reeks oudere systemen voor gegevensbeheer. Wetenschappers, technici, laboratoriummanagers en ander personeel gebruiken deze verouderde benaderingen misschien nog steeds. 

Toch kunnen de gevolgen van het niet moderniseren van uw biowetenschappelijke activiteiten ernstig zijn: uw laboratorium of organisatie kan gegevens, protocollen of monsters kwijtraken. Uiteindelijk kan dit problemen veroorzaken met de reproduceerbaarheid of het moeilijk maken om de huidige omvang, breedte en snelheid van onderzoek bij te houden.

Verzet tegen de aanname van een ELN

Afstappen van oude, vertrouwde systemen blijft een grote uitdaging voor wie wil moderniseren. In de biowetenschappen zijn we vaak trots op onze logica en rede. Maar als het aankomt op het veranderen van vastgeroeste gewoonten, kunnen we erg resistent zijn, zelfs tegen veranderingen die veel voordelen met zich meebrengen. 

Hoewel de pijnpunten en perspectieven binnen teams kunnen verschillen, zijn de redenen voor weerstand tegen de invoering van en overgang naar een ELN komen neer op 6 gemeenschappelijke factoren. Hieronder bespreken we elke reden voor weerstand en hoe u uw organisatie kunt helpen om deze barrières voor digitalisering te overwinnen.

Reden voor Weerstand #1: Gebrek aan informatie

Hoewel de COVID-19 pandemie de digitale transformatie van veel bedrijven heeft versneld, is er voor velen in de biowetenschappen nog steeds een gebrek aan tastbare informatie over digitale gezondheid, toegankelijkheid en beveiliging van gegevens, duurzaamheid van laboratoria, compliance en hoe dit alles verband houdt met informatiebeheer. Intuïtief kennen velen de voordelen van digitalisering, maar het is onduidelijk hoe softwareoplossingen, zoals een ELN, kunnen helpen bij het implementeren van deze initiatieven. Het "wat" en "hoe" van digitalisering is nog steeds een black box. 

Een gebrek aan informatie overwinnen

De remedie voor een gebrek aan informatie zou onderwijs moeten zijn, toch? Het klinkt misschien eenvoudig, maar mensen zijn geen lege vaten waar gegevens in gegoten kunnen worden. Er moet eerst een basis worden gelegd. 

Als klein laboratorium of grote organisatie kun je een cruciale basis leggen voor onderwijs door je team te laten meebeslissen over wat je nodig hebt voor een ELN. Heb je iets nodig dat gemakkelijk te gebruiken is? Kunt u uw oude Excel-documenten en bestaande digitale informatie erin dumpen? Zoek dit allemaal uit voordat je leveranciers gaat onderzoeken. Stel prioriteiten aan uw behoeften en u gaat het evaluatieproces in met de focus op wat essentieel is voor uw organisatie.

Als je eenmaal bent begonnen met het onderzoeken van leveranciers, kun je beginnen met het geven van voorlichting over de verschillende voordelen van hun platforms en hoe ze passen in het digitale ecosysteem. Leveranciers kunnen je hierbij helpen door demonstraties en informatieve content aan te bieden. 

Hoewel dit essentieel is, kan deze educatieve stap nog een andere grote valkuil introduceren: Door de vele onbekenden en de meer dan 80 ELN/LIMS-systemen die er zijn, kan een klein biotech startend bedrijf of een academisch lab gemakkelijk het slachtoffer worden van het eerste beschikbare systeem of het tegenovergestelde, in de val lopen van eindeloze evaluaties van welke oplossing het beste bij hen past en op hun beurt het overzicht verliezen over hun overeengekomen behoeften.

Pas op voor deze valkuil en verzamel alleen informatie als je platformvereisten duidelijk zijn gedefinieerd.

Reden voor weerstand #2: Tijdgebrek

In de snelle digitale wereld van vandaag kan het lijken alsof er zelfs geen tijd is voor eenvoudige taken. Het is dan ook geen verrassing dat personeel en hele organisaties zich verzetten tegen een verandering die een serieuze tijdsbesteding vereist om een nieuw softwareplatform te leren. Zoals in het artikel "Omgaan met weerstand tegen verandering" in de Harvard Business Review: "Tijd is nodig, ook al is er misschien geen weerstand tegen de verandering zelf." 

Tijdgebrek overwinnen

Dit is waar de expertise van de leverancier die u kiest kan helpen. Of het nu gaat om het volgen van duizenden monsters in een biobank, het ontwikkelen van processen voor CAR-T productie of het beheren van genbewerkingprotocollen, ervaren medewerkers van de klantenservice die veel organisaties hebben geholpen bij de overgang naar hun platform, kunnen snel inzicht krijgen in uw workflows en behoeften. Hun rol is die van adviseur om de implementatie te stroomlijnen en de leercurve voor uw team te verkorten, zodat het overgangsproces zo min mogelijk tijd in beslag neemt.

Reden voor Weerstand #3: Een pijnlijke leercurve

Elke nieuwe vaardigheid aanleren - of je nu leert fietsen, precies pipetteren, een HPLC laden of Zoom gebruiken voor een belangrijke vergadering terwijl je kinderen en hond op en neer springen op de achtergrond - kost tijd. 

Naarmate iemand meer ervaring krijgt met een nieuwe vaardigheid, neemt zijn vaardigheid toe. Dit proces, de leercurve, is onvermijdelijk en kan frustrerend zijn voor degenen die de eerste stadia doorlopen. De grootte van een organisatie kan bepalen hoe steil of ondiep de leercurve is: Een laboratorium met 2 mensen kan zich makkelijker aanpassen, terwijl een groter biotechbedrijf met 20, 30 of 100 mensen een serieuze productiviteitsdip kan krijgen tijdens de overgang naar een nieuw informatiebeheersysteem. En dit productiviteitsverlies kan een dure verborgen kostenpost zijn bij de overgang.

Een pijnlijke leercurve overwinnen

Er is een goede leider, strategische planning en een enthousiaste verkoper nodig om de leercurve zo kort mogelijk te maken. 

Vanuit een managementperspectief is het handig om het productiviteitsverlies in te schatten dat zeker zal optreden, zodat je niet voor verrassingen komt te staan wanneer je team de platformverandering doorloopt. 

Voor wie dagelijks een nieuw platform gebruikt, kan het nuttig zijn om "achteruit beginnen," focussen op de zaligheid van het eindresultaat in plaats van op de nieuwe, onbekende functies van de technologie zelf. Nadenken over de voordelen van het invoeren van nieuwe technologie - in het geval van een ELN is dat om je onderzoek/procesontwikkeling te verbeteren - is altijd een goede motivatie om het systeem snel te leren en zo snel mogelijk de vruchten ervan te plukken, zonder het gevoel te hebben dat ze in het onbekende duiken. 

Reden voor Weerstand #4: Angst voor het onbekende

Het kan eng zijn om papieren notitieblokken, Microsoft Work/Office, Google Docs/Sheets of andere oude informatiebeheersystemen achter je te laten en over te stappen op nieuwe technologie. Er zijn veel onbekende factoren: Hoe zien de werkzaamheden eruit 3, 6 of 12 maanden na de platformovergang? En als je de eindvoordelen voor je organisatie niet kunt visualiseren, dan kan het project een onbereikbaar dwaalspoor lijken, wat de acceptatie en acceptatie beperkt.

Angst voor het onbekende overwinnen

Het overbruggen van de kloof tussen wat bekend is op je huidige platform en wat onbekend is op het nieuwe platform is cruciaal en kan worden bereikt met de hulp van een deskundige leverancier. Daarnaast kan het evalueren van de reikwijdte van het project en het vastleggen van welke barrières binnen welk tijdsbestek worden verwacht, helpen om veel van de onbekenden in de hoofden van mensen te definiëren. 

Teamleiders en voorvechters van het overgangsproces kunnen deze aanpak verder vergemakkelijken door digitaliseringstaken te verweven in dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse workflows, zodat het personeel kan ervaren hoe het nieuwe platform werkt in een vertrouwde context.

Reden voor weerstand #5: Verandering in dagelijkse taken

Oude gewoontes zijn moeilijk te veranderen, vooral als ze deel uitmaken van onze dagelijkse routine. Het aanleren van een nieuwe technologie wordt vaak gezien als een belangrijke verandering in een bedrijf of laboratorium die de vertrouwde procedures waaraan het personeel gewend is geraakt, zal verstoren. 

Een verandering in dagelijkse taken overwinnen

Deze weerstand kan worden gezien als de introductie van een nieuw hulpmiddel dat langzaam wordt geïntegreerd in de dagelijkse taken om ze te verbeteren. Je kunt je platformtransitie zien als de introductie van een nieuw instrument dat het analytisch vermogen en de productiviteit van een laboratorium zal verhogen.

Met een ELN kunnen de voordelen van functies als automatisering en toegankelijkheid dienen als tastbare voorbeelden van hoe dagelijkse taken zullen veranderen. Je kunt laten zien hoe het proces van het zoeken naar specifieke biologische monsters verandert: Voorheen opende u de deur van uw vriezer en besteedde u tijd aan het doorzoeken van dozen, het zoeken naar monsters en het bedreigen van hun integriteit terwijl ze opwarmden. 

Met een ELN kunt u laten zien dat een eenvoudige zoekopdracht in een tabblad van de inventarisbrowser het eenvoudig maakt om het monster te vinden dat u nodig hebt, waardoor de tijd dat monsters worden blootgesteld aan de buitenomgeving wordt geminimaliseerd. Koppel waar mogelijk de verandering in dagelijkse taken aan duidelijke voordelen, zoals tijdsbesparing en het minimaliseren van het risico op degradatie van monsters.

Reden voor verzet #6: bezorgdheid over privacy en veiligheid

Voor mensen in de biotech en farma, die te maken hebben met vertrouwelijke informatie, patiëntgegevens en intellectueel eigendom, zijn gegevensbeveiliging en privacy zeer belangrijke kwesties. Bij een platformovergang kunnen nieuwe vragen en zorgen ontstaan over hoe veilig het zal zijn tegen gegevensdiefstal en ongeautoriseerde toegang.

Privacy- en beveiligingsproblemen overwinnen

Bespreek certificeringen van leveranciers en hoe ze naleving van regelgeving en gegevensbeveiliging kunnen vergemakkelijken. ISO-certificeringen en naleving van GxP-principes zijn essentieel in biotech en farma.

Bij het kiezen van een ELN-leverancier moet je goed opletten of een platformleverancier ISO-gecertificeerd is in plaats van alleen hun datacenters. Dit geeft je de beste gegevensbescherming en compliance met GxP-principes.

ELN-resistentie overwinnen met eLabNext

Bij eLabNext weten we dat er veel informatie om te overwegen tijdens het evalueren van welke ELN past bij uw behoeften. We hebben een breed scala aan biowetenschappelijke organisaties, van kleine start-ups en academische laboratoria tot wereldwijde bedrijven, voorzien van veilige ELN-softwareplatforms die flexibel zijn om te voldoen aan de uiteenlopende behoeften van de industrie.

Hier zijn enkele van de manieren waarop wij uw partner kunnen zijn om enkele van de bovengenoemde interne barrières voor digitalisering te overwinnen:

• Uitgebreide onboarding: We hanteren een gestandaardiseerde aanpak voor onboarding, en binnen een periode van 2 tot 3 weken van samenwerking met ons support team, zal uw team grotendeels op de hoogte zijn van het gebruik van eLabNext's platformen. Tegen de 4e week zal uw team vertrouwd zijn met het gebruik van de verschillende functies van ons systeem. 

• Klantgerichte ondersteuning: Ons supportteam is vriendelijk, attent en informatief, zodat je vertrouwd raakt met ons systeem en eventuele problemen kunt oplossen. Elk lid van ons team heeft een biowetenschappelijke achtergrond, dus ze begrijpen de fijne kneepjes van uw vragen en toepassingsgebieden.
• Beste in zijn klasse Privacy en Beveiliging: Bijna alle leveranciers gebruiken ISO-gecertificeerde AWS-datacenters, maar het bedrijf eLabNext volgt de strenge eisen van de ISO/IEC 27001:2017+A11:2020 norm. Dit is een belangrijk verschil met andere ELN-platforms voor laboratoria en instellingen die moeten voldoen aan GxP en auditklaar moeten zijn.

Nu je hebt gelezen over deze barrières en hoe je ze kunt overwinnen, kun je een digitaliseringsgesprek voeren met je laboratorium of organisatie. 

Bekijk onze reeks whitepapers om dit proces te helpen stroomlijnen en er een goed argument voor te vinden:

• Witboek 1: Het is tijd voor de overgang
• Witboek 2: Paden naar laboratoriumnirvana
• Witboek 3: Checklist evaluatie

Als je moe bent van het lezen en onmiddellijk wilt beginnen met het testen van eLabNext, koop dan een gratis 30 dagen proberen of neem direct contact met mij op voor een persoonlijke demo.