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6 Obstacles à l'adoption du cahier de laboratoire électronique (ELN) et moyens de les surmonter

Par Zareh Zurabyan 8 minutes de lecture 02 Fév 2023

Le nombre d'ELN à code source ouvert et disponibles dans le commerce a explosé au cours de la dernière décennie, rendant les laboratoires des universités, de l'industrie et des administrations publiques plus rationnels, plus rentables et mieux organisés. 

Cependant, de nombreux laboratoires n'ont toujours pas opté pour le stockage numérique des informations, préférant les cahiers de laboratoire en papier ou un assortiment de systèmes anciens pour la gestion des données. Les scientifiques, les techniciens, les directeurs de laboratoire et d'autres membres du personnel peuvent être à l'aise avec ces approches dépassées. 

Pourtant, ne pas moderniser ses activités dans le domaine des sciences de la vie peut avoir des conséquences désastreuses : votre laboratoire ou votre organisation risque de perdre des données, des protocoles ou des échantillons. En fin de compte, cela peut entraîner des problèmes de reproductibilité ou rendre difficile le suivi de la portée, de l'ampleur et du rythme actuels de la recherche.

Résister à l'adoption d'un ELN

L'abandon de systèmes anciens et familiers reste un défi de taille pour ceux qui souhaitent se moderniser. Dans les sciences de la vie, nous sommes souvent fiers de notre logique et de notre raison. Mais lorsqu'il s'agit de changer des habitudes bien ancrées, nous pouvons nous montrer très résistants, même face à un changement qui présente de nombreux avantages. 

Si les points de douleur et les perspectives peuvent différer au sein des équipes, les raisons de la résistance à l'adoption et à la mise en œuvre de la technologie de l'information et de la communication (TIC) ne sont pas les mêmes. passage à un ELN se résument à 6 facteurs communs. Nous examinons ci-dessous chaque motif de résistance et la manière dont vous pouvez aider votre organisation à surmonter ces obstacles à la numérisation.

Raison de la résistance #1 : Manque d'information

Alors que la pandémie de COVID-19 a accéléré la transformation numérique de nombreuses entreprises, pour beaucoup d'entre elles dans le domaine des sciences de la vie, il y a encore un manque d'informations tangibles sur la santé numérique, l'accessibilité et la sécurité des données, la durabilité des laboratoires, la conformité et la façon dont tout cela est lié à la gestion de l'information. Intuitivement, beaucoup connaissent les avantages de la numérisation, mais la façon dont les solutions logicielles, comme un ELN, aideront à mettre en œuvre ces initiatives n'est pas claire. Le "quoi" et le "comment" de la numérisation restent une boîte noire. 

Surmonter le manque d'information

Le remède au manque d'information devrait être l'éducation, n'est-ce pas ? Cela peut sembler facile, mais les êtres humains ne sont pas des récipients vides dans lesquels on peut déverser des données. Il faut d'abord préparer le terrain. 

Qu'il s'agisse d'un petit laboratoire ou d'une grande organisation, vous pouvez jeter les bases de l'éducation en obtenant l'adhésion de l'équipe à vos besoins en matière d'ELN. Avez-vous besoin d'un outil facile à utiliser ? Pouvez-vous y déverser vos vieux documents Excel et les informations numériques existantes ? Déterminez tous ces éléments avant de commencer à rechercher des fournisseurs. Donnez la priorité à vos besoins et vous aborderez le processus d'évaluation en vous concentrant sur ce qui est essentiel pour votre organisation.

Une fois que vous avez commencé à étudier les fournisseurs, vous pouvez commencer à vous informer sur les différents avantages de leurs plateformes et sur la manière dont elles s'intègrent dans l'écosystème numérique. Les fournisseurs peuvent se montrer accommodants dans cette tâche, en aidant à combler les lacunes par des démonstrations et un contenu informatif. 

Bien qu'essentielle, cette étape éducative peut présenter un autre écueil majeur : En raison des nombreuses inconnues et des plus de 80 systèmes ELN/LIMS existants, une petite entreprise de biotechnologie ou un laboratoire universitaire peut facilement se laisser tenter par le premier système disponible ou, au contraire, tomber dans le piège d'évaluations interminables pour déterminer quelle solution lui convient le mieux et, par conséquent, perdre de vue les besoins qu'il s'était fixés.

Méfiez-vous de ce piège et ne recueillez des informations que si les exigences de votre plate-forme sont clairement définies.

Motif de la résistance #2 : manque de temps

Dans le monde numérique d'aujourd'hui, où tout va très vite, le temps consacré aux tâches les plus simples peut sembler inexistant. Il n'est donc pas surprenant que le personnel et des organisations entières s'opposent à un changement qui exige de consacrer beaucoup de temps à l'apprentissage d'une nouvelle plateforme logicielle. Comme le souligne l'article "Comment faire face à la résistance au changement ? Pour reprendre les termes de la Harvard Business Review, "il faut du temps même s'il n'y a pas de résistance au changement lui-même". 

Surmonter le manque de temps

C'est là que l'expertise du fournisseur que vous choisissez peut vous être utile. Que vous suiviez des milliers d'échantillons dans une biobanque, que vous développiez des processus de fabrication de CAR-T ou que vous gériez des protocoles d'édition de gènes, les représentants expérimentés du service clientèle qui ont aidé de nombreuses organisations à passer à leur plateforme peuvent rapidement comprendre vos flux de travail et vos besoins. Leur rôle de consultant consiste à rationaliser la mise en œuvre et à raccourcir la courbe d'apprentissage pour votre équipe, en ajoutant le moins de temps possible au processus de transition.

Raison de la résistance #3 : Une courbe d'apprentissage douloureuse

L'acquisition de toute nouvelle compétence - qu'il s'agisse d'apprendre à faire du vélo, à pipeter avec précision, à charger une HPLC ou à utiliser Zoom pour une réunion importante alors que vos enfants et votre chien sautent en l'air en arrière-plan - prend du temps. 

Au fur et à mesure qu'une personne acquiert de l'expérience dans une nouvelle compétence, ses capacités augmentent. Ce processus, la courbe d'apprentissage, est inévitable et peut être frustrant pour ceux qui en franchissent les premières étapes. La taille d'une organisation peut dicter la profondeur de la courbe d'apprentissage : Un laboratoire de deux personnes peut s'adapter plus facilement, tandis qu'une grande entreprise de biotechnologie de 20, 30 ou 100 personnes peut subir un sérieux coup de frein à la productivité lors de la transition vers un nouveau système de gestion de l'information. Et cette perte de productivité peut constituer un coût caché de la transition.

Surmonter une courbe d'apprentissage douloureuse

Il faut un bon dirigeant, une planification stratégique et un vendeur enthousiaste pour que la courbe d'apprentissage soit la plus courte possible. 

Du point de vue de la gestion, il est utile d'estimer la perte de productivité qui se produira certainement, afin de ne pas être pris au dépourvu lorsque votre équipe naviguera dans le changement de plateforme. 

Pour ceux qui adoptent et utilisent quotidiennement une nouvelle plateforme, il peut être utile de "commencer à l'envers". se concentrer sur le bonheur du résultat final plutôt que sur les caractéristiques nouvelles et inconnues de la technologie elle-même. Penser aux avantages de l'adoption d'une nouvelle technologie - dans le cas d'un ELN, il s'agit d'élever le niveau de développement de votre recherche/processus - est toujours une bonne motivation pour apprendre rapidement le système et commencer à en récolter les fruits dès que possible, sans avoir l'impression de plonger dans l'inconnu. 

Raison de la résistance #4 : La peur de l'inconnu

Abandonner les carnets de notes papier, Microsoft Work/Office, Google Docs/Sheets ou d'autres systèmes de gestion de l'information hérités du passé pour adopter une nouvelle technologie peut faire peur. Il y a beaucoup d'inconnues : À quoi ressemblent les opérations 3, 6 ou 12 mois après la transition de la plateforme ? Et si vous ne pouvez pas visualiser les avantages finaux pour votre organisation, le projet peut sembler une course folle irréalisable, ce qui limite l'acceptation et l'adoption.

Vaincre la peur de l'inconnu

Il est essentiel de combler le fossé entre ce qui est connu sur votre plateforme actuelle et ce qui est inconnu sur la nouvelle plateforme, ce qui peut être réalisé avec l'aide d'un fournisseur compétent. En outre, l'évaluation de la portée du projet et la définition des obstacles à surmonter dans un délai donné peuvent aider à définir de nombreuses inconnues dans l'esprit des gens. 

Les chefs d'équipe et les responsables du processus de transition peuvent faciliter cette approche en intégrant les tâches de numérisation dans les flux de travail quotidiens, hebdomadaires et mensuels, afin que le personnel puisse découvrir le fonctionnement de la nouvelle plateforme dans un contexte familier.

Raison de la résistance #5 : Changement dans les tâches quotidiennes

Les vieilles habitudes ont la vie dure, surtout celles qui font partie intégrante de notre routine quotidienne. L'apprentissage d'une nouvelle technologie est souvent considéré comme un changement important dans une entreprise ou un laboratoire, qui perturbera les procédures auxquelles le personnel s'est habitué. 

Surmonter un changement dans les tâches quotidiennes

Cette résistance peut être reformulée comme l'introduction d'un nouvel outil qui s'intègre progressivement dans les tâches quotidiennes pour les élever et les améliorer. Vous pouvez considérer la transition de votre plateforme comme l'introduction d'un nouvel instrument qui augmentera la puissance analytique et la productivité d'un laboratoire.

Avec un ELN, les avantages de fonctions telles que l'automatisation et l'accessibilité peuvent servir d'exemples tangibles de l'évolution des tâches quotidiennes. Vous pouvez montrer comment le processus de recherche d'échantillons biologiques spécifiques va changer : Auparavant, vous ouvriez la porte de votre congélateur et passiez du temps à fouiller dans les boîtes, à chercher les échantillons et à menacer leur intégrité pendant qu'ils se réchauffaient. 

Avec un ELN, vous pouvez montrer qu'une simple recherche dans un onglet du navigateur d'inventaire permet de trouver facilement l'échantillon dont vous avez besoin, minimisant ainsi le temps d'exposition des échantillons à l'environnement extérieur. Chaque fois que vous le pouvez, associez la modification des tâches quotidiennes à des avantages clairs, tels que le gain de temps et la réduction du risque de dégradation des échantillons.

Motif de la résistance #6 : préoccupations en matière de protection de la vie privée et de sécurité

Pour ceux qui travaillent dans les secteurs de la biotechnologie et de la pharmacie et qui traitent des informations confidentielles, des données sur les patients et de la propriété intellectuelle, la sécurité des données et la protection de la vie privée sont des questions très importantes. Le passage à une nouvelle plateforme peut susciter de nouvelles questions et inquiétudes quant à sa sécurité contre le vol de données et l'accès non autorisé.

Surmonter les inquiétudes en matière de protection de la vie privée et de sécurité

Discutez des certifications des fournisseurs et de la manière dont elles peuvent faciliter la conformité réglementaire et la sécurité des données. Les certifications ISO et le respect des principes GxP sont essentiels dans les secteurs de la biotechnologie et de la pharmacie.

Lors du choix d'un fournisseur d'ELN, il convient de vérifier si le fournisseur de la plateforme est certifié ISO ou s'il s'agit uniquement de ses centres de données. Vous bénéficierez ainsi d'une meilleure protection des données et d'une meilleure conformité avec les normes de l'UE. Principes GxP.

Surmonter la résistance des ELN avec eLabNext

Chez eLabNext, nous savons qu'il y a beaucoup d'informations à prendre en compte tout en évaluant dont l'ELN répond à vos besoins. Nous avons fourni à un large éventail d'organisations du secteur des sciences de la vie, depuis les petites entreprises en phase de démarrage et les laboratoires universitaires jusqu'aux sociétés internationales, les services suivants les plates-formes logicielles ELN sécurisées qui sont flexibles pour s'adapter aux divers besoins de l'industrie.

Voici quelques exemples de la manière dont nous pouvons être votre partenaire pour surmonter certains des obstacles internes à la numérisation mentionnés ci-dessus :

  • Une intégration complète : Nous adoptons une approche standardisée de l'onboarding, et dans une période de 2 à 3 semaines de travail avec notre équipe de support, votre équipe sera largement familiarisée avec l'utilisation des plateformes d'eLabNext. Dès la 4ème semaine, votre équipe sera confiante dans l'utilisation des différentes fonctions de notre système. 
  • Un soutien axé sur le client : Notre équipe d'assistance est amicale, attentive et informative afin que vous puissiez vous familiariser avec notre système et résoudre les problèmes qui pourraient survenir. Chaque membre de notre équipe est issu des sciences de la vie et comprend donc les subtilités de vos questions et de vos domaines d'application.
  • Meilleur de sa catégorie Vie privée et Sécurité: Presque tous les fournisseurs utilisent des centres de données AWS certifiés ISO, mais la société eLabNext suit les exigences strictes de l'ISO. Norme ISO/IEC 27001:2017+A11:2020. Il s'agit d'un élément clé de différenciation par rapport aux autres plates-formes ELN pour les laboratoires et les installations qui doivent se conformer aux normes GxP et être prêts pour les audits.

Maintenant que vous avez pris connaissance de ces obstacles et des moyens de les surmonter, vous pouvez engager une conversation sur la numérisation avec votre laboratoire ou votre organisation. 

Pour vous aider à rationaliser ce processus et à le justifier, consultez notre série de livres blancs :

Si vous en avez assez de lire et que vous voulez commencer à tester eLabNext immédiatement, obtenez un exemplaire de eLabNext. Essai gratuit de 30 jours ou me contacter directement pour une démonstration personnalisée.

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