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6 Hindernisse bei der Einführung des elektronischen Laborbuchs (ELN) und deren Überwindung

von Zareh Zurabyan 8 Minuten lesen 02. Februar 2023

Die Zahl der Open-Source- und kommerziell erhältlichen ELNs ist in den letzten zehn Jahren explosionsartig angestiegen, so dass die Labore in Hochschulen, Industrie und Behörden effizienter, kostengünstiger und besser organisiert sind. 

Viele Labors haben jedoch noch immer nicht auf die digitale Datenspeicherung umgestellt und verwenden für die Datenverwaltung Papierlaborhefte oder eine Reihe von Altsystemen. Wissenschaftler, Techniker, Laborleiter und andere Mitarbeiter nutzen diese veralteten Methoden. 

Dennoch kann es fatale Folgen haben, wenn Sie Ihre Life-Science-Abläufe nicht modernisieren: Ihr Labor oder Ihre Organisation kann Daten, Protokolle oder Proben verlieren. Letztlich kann dies zu Problemen bei der Reproduzierbarkeit führen oder es schwierig machen, mit dem aktuellen Umfang, der Breite und dem Tempo der Forschung Schritt zu halten.

Widerstand gegen die Annahme eines ELN

Die Abkehr von alten, vertrauten Systemen ist nach wie vor eine große Herausforderung für diejenigen, die modernisieren wollen. In den Biowissenschaften sind wir oft stolz auf unsere Logik und Vernunft. Doch wenn es darum geht, eingefahrene Gewohnheiten zu ändern, können wir sehr resistent sein, selbst gegenüber Veränderungen, die zahlreiche Vorteile bringen. 

Während die Schmerzpunkte und Perspektiven innerhalb der Teams unterschiedlich sein können, sind die Gründe für den Widerstand gegen die Einführung von und Übergang zu einem ELN lassen sich auf 6 gemeinsame Faktoren zurückführen. Im Folgenden erörtern wir die einzelnen Gründe für den Widerstand und wie Sie Ihrer Organisation helfen können, diese Hindernisse für die Digitalisierung zu überwinden.

Grund des Widerstands #1: Mangel an Informationen

Während die COVID-19-Pandemie den digitalen Wandel in vielen Unternehmen beschleunigt hat, mangelt es in den Biowissenschaften noch immer an konkreten Informationen über digitale Gesundheit, Datenzugriff und -sicherheit, Nachhaltigkeit im Labor, Compliance und wie all dies mit dem Informationsmanagement zusammenhängt. Intuitiv kennen viele die Vorteile der Digitalisierung, aber es ist unklar, wie Softwarelösungen, wie ein ELN, bei der Umsetzung dieser Initiativen helfen werden. Das "Was" und "Wie" der Digitalisierung ist immer noch eine Blackbox. 

Überwindung eines Informationsmangels

Das Heilmittel gegen Informationsmangel sollte Bildung sein, oder? Es mag einfach klingen, aber der Mensch ist kein leeres Gefäß, in das man Daten gießen kann. Die Grundlagen müssen erst geschaffen werden. 

Sie können als kleines Labor oder als große Organisation eine entscheidende Grundlage für die Ausbildung legen, indem Sie die Zustimmung des Teams zu Ihren Anforderungen an ein ELN einholen. Brauchen Sie etwas, das einfach zu bedienen ist? Können Sie Ihre alten Excel-Dokumente und vorhandenen digitalen Informationen in das System übertragen? Klären Sie all diese Fragen, bevor Sie sich nach Anbietern umsehen. Setzen Sie Prioritäten und konzentrieren Sie sich bei der Bewertung auf das, was für Ihr Unternehmen wichtig ist.

Sobald Sie damit begonnen haben, die Anbieter zu untersuchen, können Sie sich über die verschiedenen Vorteile ihrer Plattformen und deren Einbindung in das digitale Ökosystem informieren. Die Anbieter können bei dieser Aufgabe sehr entgegenkommend sein und mit Demonstrationen und informativen Inhalten helfen, die Lücken zu füllen. 

Dieser Schritt ist zwar von grundlegender Bedeutung, birgt aber auch eine große Gefahr: Aufgrund der vielen Unbekannten und der mehr als 80 ELN/LIMS-Systeme auf dem Markt kann ein kleines Biotech-Start-up oder ein akademisches Labor leicht in die Falle tappen, sich für das allererste verfügbare System zu entscheiden, oder ganz im Gegenteil, in die Falle endloser Evaluierungen zu tappen, welche Lösung am besten zu ihnen passt, und dabei den Überblick über ihre vereinbarten Bedürfnisse zu verlieren.

Hüten Sie sich vor diesem Fallstrick und sammeln Sie nur Informationen, wenn Ihre Anforderungen an die Plattform klar definiert sind.

Grund des Widerstands #2: Zeitmangel

In der schnelllebigen digitalen Welt von heute scheint selbst für einfache Aufgaben keine Zeit mehr zu bleiben. So ist es nicht verwunderlich, dass sich Mitarbeiter und ganze Organisationen gegen eine Veränderung sträuben, die einen erheblichen Zeitaufwand für das Erlernen einer neuen Softwareplattform erfordert. Wie der Artikel "Wie man mit Widerstand gegen Veränderungen umgeht" In der Harvard Business Review heißt es: "Zeit ist notwendig, auch wenn es keinen Widerstand gegen die Veränderung selbst gibt." 

Überwindung des Zeitmangels

Hier kann das Fachwissen des Anbieters, den Sie wählen, helfen. Ganz gleich, ob Sie Tausende von Proben in einer Biobank verfolgen, Prozesse für die CAR-T-Herstellung entwickeln oder Gen-Editing-Protokolle verwalten, erfahrene Kundendienstmitarbeiter, die schon vielen Organisationen bei der Umstellung auf ihre Plattform geholfen haben, können Ihre Arbeitsabläufe und Bedürfnisse schnell verstehen. Ihre Rolle ist die eines Beraters, der die Implementierung rationalisiert und die Lernkurve für Ihr Team verkürzt, damit der Übergangsprozess so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nimmt.

Grund des Widerstands #3: Eine schmerzhafte Lernkurve

Das Erlernen einer neuen Fähigkeit - ob Sie nun lernen, Fahrrad zu fahren, präzise zu pipettieren, eine HPLC zu beladen oder Zoom für ein wichtiges Meeting zu nutzen, während Ihre Kinder und Ihr Hund im Hintergrund auf und ab springen - braucht Zeit. 

Je mehr Erfahrung eine Person mit einer neuen Fähigkeit sammelt, desto besser wird ihr Können. Dieser Prozess, die Lernkurve, ist unvermeidlich und kann für diejenigen, die sich in der Anfangsphase befinden, frustrierend sein. Die Größe einer Organisation kann bestimmen, wie steil oder flach die Lernkurve ist: Ein Labor mit zwei Mitarbeitern kann sich leichter anpassen, während ein größeres Biotech-Unternehmen mit 20, 30 oder 100 Mitarbeitern bei der Umstellung auf ein neues Informationsmanagementsystem einen erheblichen Produktivitätsverlust erleiden kann. Und dieser Produktivitätsverlust kann eine kostspielige versteckte Ausgabe der Umstellung sein.

Überwindung einer schmerzhaften Lernkurve

Es braucht eine gute Führungskraft, strategische Planung und einen enthusiastischen Verkäufer, um die Lernkurve so kurz wie möglich zu halten. 

Aus der Sicht des Managements ist es hilfreich, den Produktivitätsverlust abzuschätzen, der zwangsläufig eintreten wird, damit Ihr Team bei der Umstellung auf die neue Plattform nicht überrumpelt wird. 

Für diejenigen, die eine neue Plattform einführen und täglich nutzen, kann es hilfreich sein "rückwärts starten". Sie konzentrieren sich eher auf die Freude am Endergebnis als auf die neuen, ungewohnten Funktionen der Technologie selbst. Wenn man über die Vorteile der Einführung einer neuen Technologie nachdenkt - im Falle eines ELN ist es die Verbesserung der Forschung/Prozessentwicklung - ist das immer eine gute Motivation, das System schnell zu erlernen und die Vorteile so schnell wie möglich zu nutzen, ohne das Gefühl zu haben, ins Unbekannte einzutauchen. 

Grund des Widerstands #4: Furcht vor dem Unbekannten

Es kann beängstigend sein, Papiernotizen, Microsoft Work/Office, Google Docs/Sheets oder andere alte Informationsmanagementsysteme hinter sich zu lassen und eine neue Technologie einzuführen. Es gibt eine Menge Unbekannte: Wie sehen die Abläufe 3, 6 oder 12 Monate nach der Plattformumstellung aus? Und wenn Sie sich die Vorteile für Ihr Unternehmen nicht vorstellen können, kann das Projekt wie ein unerreichbarer Irrweg erscheinen, was die Akzeptanz und Annahme einschränkt.

Die Angst vor dem Unbekannten überwinden

Die Überbrückung der Kluft zwischen dem, was auf Ihrer derzeitigen Plattform bekannt ist, und dem, was auf der neuen Plattform unbekannt ist, ist von entscheidender Bedeutung und kann mit Hilfe eines erfahrenen Anbieters erreicht werden. Darüber hinaus kann die Bewertung des Projektumfangs und die Festlegung der zu erwartenden Hindernisse innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens dazu beitragen, viele der Unbekannten in den Köpfen der Mitarbeiter zu definieren. 

Die Teamleiter und diejenigen, die den Umstellungsprozess vorantreiben, können diesen Ansatz weiter erleichtern, indem sie Digitalisierungsaufgaben in die täglichen, wöchentlichen und monatlichen Arbeitsabläufe einbinden, damit die Mitarbeiter die Funktionsweise der neuen Plattform in einem vertrauten Kontext erleben können.

Grund des Widerstands #5: Änderung der täglichen Aufgaben

Alte Gewohnheiten lassen sich nur schwer ablegen, insbesondere solche, die sich in unserer täglichen Routine festgesetzt haben. Das Erlernen einer neuen Technologie wird in einem Unternehmen oder Labor oft als bedeutende Veränderung angesehen, die vertraute Verfahren, an die sich das Personal gewöhnt hat, durcheinanderbringt. 

Bewältigung einer Veränderung der täglichen Aufgaben

Dieser Widerstand lässt sich als Einführung eines neuen Werkzeugs betrachten, das langsam in die täglichen Aufgaben integriert wird, um sie zu verbessern und zu optimieren. Man kann sich den Übergang zur Plattform wie die Einführung eines neuen Instruments vorstellen, das die analytische Leistung und Produktivität eines Labors erhöht.

Mit einem ELN können die Vorteile von Funktionen wie Automatisierung und Zugänglichkeit als greifbare Beispiele dafür dienen, wie sich die täglichen Aufgaben verändern werden. Sie können demonstrieren, wie sich der Prozess der Suche nach bestimmten biologischen Proben ändern wird: Früher öffnete man die Tür des Gefrierschranks und verbrachte viel Zeit damit, in den Kisten nach Proben zu suchen und deren Unversehrtheit zu gefährden, während sie sich erwärmten. 

Mit einem ELN können Sie zeigen, dass eine einfache Suche in einer Registerkarte des Bestandsbrowsers das Auffinden der benötigten Probe erleichtert und die Zeit, in der die Proben der Außenwelt ausgesetzt sind, minimiert. Wo immer Sie können, verknüpfen Sie die Änderung der täglichen Aufgaben mit klaren Vorteilen, wie Zeitersparnis und Minimierung des Risikos einer Probenverschlechterung.

Grund für den Widerstand #6: Datenschutz- und Sicherheitsbedenken

Für Biotech- und Pharmaunternehmen, die mit vertraulichen Informationen, Patientendaten und geistigem Eigentum zu tun haben, sind Datensicherheit und Datenschutz sehr wichtige Themen. Bei einem Plattformwechsel können neue Fragen und Bedenken hinsichtlich der Sicherheit vor Datendiebstahl und unbefugtem Zugriff aufkommen.

Überwindung von Datenschutz- und Sicherheitsbedenken

Diskutieren Sie Anbieterzertifizierungen und wie sie die Einhaltung von Vorschriften und die Datensicherheit erleichtern können. ISO-Zertifizierungen und die Einhaltung von GxP-Grundsätzen sind in der Biotechnologie und Pharmazie unerlässlich.

Bei der Auswahl eines ELN-Anbieters sollte man darauf achten, ob der Plattformanbieter ISO-zertifiziert ist und nicht nur seine Rechenzentren. Dadurch erhalten Sie den besten Datenschutz und die Einhaltung der GxP-Grundsätze.

Überwindung des ELN-Widerstands mit eLabNext

Wir von eLabNext wissen, dass es eine Vielzahl von Informationen zu berücksichtigen bei der Auswertung von welche ELN Ihren Bedürfnissen entspricht. Wir haben eine Vielzahl von Life-Science-Organisationen, von kleinen Start-ups und akademischen Labors bis hin zu globalen Konzernen, mit sichere ELN-Software-Plattformen die sich flexibel an die unterschiedlichen Bedürfnisse der Branche anpassen lassen.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie wir Ihr Partner sein können, um einige der oben genannten internen Hindernisse für die Digitalisierung zu überwinden:

  • Umfassendes Onboarding: Wir verfolgen beim Onboarding einen standardisierten Ansatz. Innerhalb von 2 bis 3 Wochen, in denen wir mit unserem Support-Team zusammenarbeiten, wird Ihr Team weitgehend mit der Nutzung der eLabNext-Plattformen vertraut sein. In der 4. Woche wird Ihr Team die verschiedenen Funktionen unseres Systems sicher nutzen können. 
  • Kundenorientierter Support: Unser Support-Team ist freundlich, aufmerksam und informativ, damit Sie sich mit unserem System vertraut machen und eventuell auftretende Probleme lösen können. Jedes Mitglied unseres Teams kommt aus dem Bereich der Biowissenschaften und versteht daher die Feinheiten Ihrer Fragen und Anwendungsbereiche.
  • Klassenbester Datenschutz und Sicherheit: Fast alle Anbieter nutzen ISO-zertifizierte AWS-Rechenzentren, aber das Unternehmen eLabNext folgt den strengen Anforderungen der Norm ISO/IEC 27001:2017+A11:2020. Dies ist ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal zu anderen ELN-Plattformen für Labore und Einrichtungen, die die GxP-Vorschriften einhalten und für Audits gerüstet sein müssen.

Nachdem Sie sich nun über diese Hindernisse und ihre Überwindung informiert haben, können Sie mit Ihrem Labor oder Ihrer Organisation ein Gespräch über die Digitalisierung führen. 

Um diesen Prozess zu rationalisieren und ein Argument dafür zu finden, lesen Sie unsere Reihe von Whitepapers:

Wenn Sie des Lesens müde sind und eLabNext sofort testen möchten, holen Sie sich ein 30 Tage kostenlos testen oder Kontaktieren Sie mich direkt für eine personalisierte Demo.

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