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6 Barreras para la adopción del cuaderno electrónico de laboratorio (ELN) y cómo superarlas

Por Zareh Zurabyan 8 min leer 02 feb 2023

En la última década se ha multiplicado el número de ELN de código abierto y disponibles en el mercado, lo que ha hecho que los laboratorios académicos, industriales y públicos sean más ágiles, rentables y organizados. 

Sin embargo, muchos laboratorios aún no han realizado la transición al almacenamiento digital de la información y optan por cuadernos de laboratorio de papel o por una serie de sistemas heredados para la gestión de datos. Científicos, técnicos, directores de laboratorio y demás personal pueden sentirse cómodos utilizando estos métodos obsoletos. 

Aun así, la consecuencia de no modernizar sus operaciones en ciencias de la vida puede ser nefasta: su laboratorio u organización puede perder datos, protocolos o muestras. En última instancia, esto puede causar problemas de reproducibilidad o hacer que sea difícil mantenerse al día con el alcance, la amplitud y el ritmo actuales de la investigación.

Resistencia a la adopción de un ELN

La transición desde sistemas antiguos y conocidos sigue siendo un reto importante para quienes desean modernizarse. En las ciencias de la vida, a menudo nos enorgullecemos de la lógica y la razón. Pero cuando se trata de cambiar hábitos arraigados, podemos ser muy resistentes, incluso a cambios que aportan numerosas ventajas. 

Aunque los puntos débiles y las perspectivas pueden diferir dentro de los equipos, las razones para resistirse a la adopción de y transición a un ELN se reducen a 6 factores comunes. A continuación, analizamos cada motivo de resistencia y cómo puede ayudar a su organización a superar estas barreras a la digitalización.

Motivo de la resistencia #1: Falta de información

Mientras que la pandemia de COVID-19 aceleró la transformación digital de muchas empresas, para muchos en las ciencias de la vida, todavía hay una falta de información tangible sobre la salud digital, la accesibilidad y la seguridad de los datos, la sostenibilidad de los laboratorios, el cumplimiento, y cómo todo esto se relaciona con la gestión de la información. Intuitivamente, muchos conocen las ventajas de la digitalización, pero no está claro cómo las soluciones de software, como una ELN, ayudarán a implementar estas iniciativas. El "qué" y el "cómo" de la digitalización sigue siendo una caja negra. 

Superar la falta de información

La cura para la falta de información debería ser la educación, ¿no? Puede parecer fácil, pero los seres humanos no son recipientes vacíos en los que se puedan verter datos. Primero hay que sentar las bases. 

Puede sentar unas bases cruciales para la educación como pequeño laboratorio o gran organización consiguiendo que el equipo se comprometa con sus necesidades de una ELN. ¿Necesita algo fácil de usar? ¿Puede volcar en ella sus viejos documentos de Excel y la información digital existente? Averigua todo esto antes de empezar a buscar proveedores. Prioriza tus necesidades y entrarás en el proceso de evaluación centrado en lo que es esencial para tu organización.

Una vez que haya empezado a investigar a los proveedores, puede empezar a informarse sobre las ventajas de sus plataformas y cómo encajan en el ecosistema digital. Los proveedores pueden ser complacientes en esta tarea, ayudando a llenar los vacíos proporcionando demostraciones y contenido informativo. 

Aunque esencial, este paso educativo puede introducir otro escollo importante: Debido a las muchas incógnitas y a los más de 80 sistemas ELN/LIMS que existen, una pequeña empresa biotecnológica de nueva creación o un laboratorio académico pueden caer fácilmente en la trampa de optar por el primer sistema disponible o todo lo contrario, caer en la trampa de interminables evaluaciones sobre qué solución se adapta mejor a sus necesidades y, a su vez, perder de vista las necesidades acordadas.

Tenga cuidado con este escollo y sólo recopile información con los requisitos de su plataforma claramente definidos.

Motivo de la resistencia #2: Falta de tiempo

En el vertiginoso mundo digital de hoy en día, el tiempo para realizar incluso tareas sencillas puede parecer inexistente. Así que no es de extrañar que el personal y organizaciones enteras se resistan a un cambio que requiera dedicar mucho tiempo a aprender una nueva plataforma de software. Como dice el artículo "Cómo afrontar la resistencia al cambio" en la Harvard Business Review: "El tiempo es necesario aunque no haya resistencia al cambio en sí". 

Superar la falta de tiempo

Aquí es donde la experiencia del proveedor que elija puede ayudarle. Tanto si realiza el seguimiento de miles de muestras en un biobanco, como si desarrolla procesos para la fabricación de CAR-T o gestiona protocolos de edición genética, los experimentados representantes del servicio de atención al cliente que han ayudado a muchas organizaciones en la transición a su plataforma pueden comprender rápidamente sus flujos de trabajo y necesidades. Su papel es el de consultor para agilizar la implementación y acortar la curva de aprendizaje de su equipo, añadiendo el menor tiempo posible al proceso de transición.

Razón de resistencia #3: Una dolorosa curva de aprendizaje

Adquirir cualquier habilidad nueva, ya sea montar en bicicleta, pipetear con precisión, cargar un HPLC o utilizar Zoom para una reunión importante mientras tus hijos y tu perro saltan de un lado a otro, lleva su tiempo. 

A medida que una persona adquiere más experiencia con una nueva habilidad, su dominio aumenta. Este proceso, la curva de aprendizaje, es inevitable y puede resultar frustrante para quienes lo recorren en sus primeras etapas. El tamaño de una organización puede determinar la pendiente o la profundidad de la curva de aprendizaje: Un laboratorio de dos personas puede adaptarse más fácilmente, mientras que una empresa biotecnológica más grande, con 20, 30 o 100 empleados, puede sufrir un duro golpe en la productividad durante la transición a un nuevo sistema de gestión de la información. Y esta pérdida de productividad puede ser un costoso gasto oculto de la transición.

Superar una curva de aprendizaje dolorosa

Se necesita un buen líder, planificación estratégica y un vendedor entusiasta para que la curva de aprendizaje sea lo más corta posible. 

Desde el punto de vista de la gestión, es útil calcular la pérdida de productividad que se producirá, para que su equipo no se vea sorprendido por el cambio de plataforma. 

Para quienes adoptan y utilizan a diario una nueva plataforma, puede ser útil "empezar hacia atrás," centrarse en la felicidad del resultado final más que en las características nuevas y desconocidas de la tecnología en sí. Pensar en los beneficios de adoptar una nueva tecnología -en el caso de una ELN, es para elevar tu investigación/desarrollo de procesos- es siempre una buena motivación para aprender rápidamente el sistema y empezar a cosechar los beneficios lo antes posible, sin sentir que se están sumergiendo en lo desconocido. 

Motivo de resistencia #4: Miedo a lo desconocido

Dejar atrás los cuadernos de papel, Microsoft Work/Office, Google Docs/Sheets u otros sistemas heredados de gestión de la información y adoptar una nueva tecnología puede asustar. Hay muchas incógnitas: ¿Cómo serán las operaciones 3, 6 o 12 meses después de la transición de plataforma? Y si no puedes visualizar los beneficios finales para tu organización, el proyecto puede parecer una tontería inalcanzable, lo que limita la aceptación y la adopción.

Superar el miedo a lo desconocido

Colmar la brecha entre lo que se sabe de la plataforma actual y lo que se desconoce de la nueva es fundamental y puede lograrse con la ayuda de un proveedor cualificado. Además, evaluar el alcance del proyecto y establecer qué barreras se esperan y en qué plazo puede ayudar a definir muchas de las incógnitas en la cabeza de la gente. 

Los jefes de equipo y los responsables del proceso de transición pueden facilitar aún más este enfoque entrelazando las tareas de digitalización con los flujos de trabajo diarios, semanales y mensuales, de modo que el personal pueda experimentar cómo funciona la nueva plataforma en un contexto familiar.

Motivo de la resistencia #5: Cambio en las tareas diarias

Los viejos hábitos son difíciles de erradicar, sobre todo los que están arraigados en nuestra rutina diaria. El aprendizaje de una nueva tecnología suele considerarse un cambio significativo en una empresa o un laboratorio que alterará los procedimientos familiares a los que el personal se ha acostumbrado. 

Superar un cambio en las tareas diarias

Esta resistencia puede replantearse como la introducción de una nueva herramienta que se va integrando poco a poco en las tareas diarias para elevarlas y mejorarlas. Puede pensar en la transición de su plataforma como la introducción de un nuevo instrumento que aumentará la potencia analítica y la productividad de un laboratorio.

Con una ELN, las ventajas de funciones como la automatización y la accesibilidad pueden servir como ejemplos tangibles de cómo cambiarán las tareas diarias. Puede demostrar cómo cambiará el proceso de búsqueda de muestras biológicas específicas: Antes, había que abrir la puerta del congelador y perder tiempo revolviendo cajas, buscando muestras y amenazando su integridad mientras se calentaban. 

Con una ELN, puede demostrar que una simple búsqueda en una pestaña del navegador de inventario facilita la búsqueda de la muestra que necesita, minimizando el tiempo de exposición de las muestras al entorno exterior. Siempre que pueda, vincule el cambio en las tareas diarias a beneficios claros, como el ahorro de tiempo y la minimización del riesgo de degradación de las muestras.

Motivo de la resistencia #6: Cuestiones de privacidad y seguridad

Para los profesionales de la biotecnología y la farmacia que manejan información confidencial, datos de pacientes y propiedad intelectual, la seguridad y la privacidad de los datos son cuestiones muy importantes. Con la transición de una plataforma, pueden surgir nuevas preguntas y preocupaciones sobre el grado de seguridad frente al robo de datos y el acceso no autorizado.

Superar los problemas de privacidad y seguridad

Hable de las certificaciones de proveedores y de cómo pueden facilitar el cumplimiento de la normativa y la seguridad de los datos. Las certificaciones ISO y el cumplimiento de los principios GxP son esenciales en biotecnología y farmacia.

A la hora de elegir un proveedor de ELN, una cosa que hay que tener en cuenta es si el proveedor de la plataforma tiene la certificación ISO o sólo la de sus centros de datos. Esto le ofrece la mejor protección de datos y el cumplimiento de las normas. Principios GxP.

Vencer la resistencia al ELN con eLabNext

En eLabNext, sabemos que hay mucha información a tener en cuenta mientras se evalúa qué ELN se adapta a sus necesidades. Hemos proporcionado a una amplia gama de organizaciones de ciencias de la vida, desde pequeñas empresas de nueva creación y laboratorios académicos hasta corporaciones globales, con plataformas de software ELN seguras que son flexibles para adaptarse a las diversas necesidades de la industria.

A continuación le indicamos cómo podemos ser su socio para superar algunas de las barreras internas a la digitalización mencionadas anteriormente:

  • Incorporación integral: Adoptamos un enfoque estandarizado para la incorporación, y en un periodo de 2 a 3 semanas de trabajo con nuestro equipo de soporte, su equipo estará ampliamente familiarizado con el uso de las plataformas de eLabNext. En la 4ª semana, su equipo estará seguro de utilizar las distintas funciones de nuestro sistema. 
  • Asistencia centrada en el cliente: Nuestro equipo de asistencia es amable, atento e informativo para que pueda familiarizarse con nuestro sistema y resolver cualquier problema que pueda surgir. Todos los miembros de nuestro equipo tienen experiencia en ciencias de la vida, por lo que comprenden las complejidades de sus preguntas y áreas de aplicación.
  • El mejor de su clase Privacidad y Seguridad: Casi todos los proveedores utilizan centros de datos de AWS con certificación ISO, pero la empresa eLabNext sigue los estrictos requisitos de la Norma ISO/IEC 27001:2017+A11:2020. Se trata de un elemento diferenciador clave con respecto a otras plataformas ELN para laboratorios e instalaciones que necesitan cumplir las GxP y estar preparados para las auditorías.

Ahora que ha leído sobre estas barreras y cómo superarlas, puede mantener una conversación sobre digitalización con su laboratorio u organización. 

Para ayudarle a agilizar este proceso y argumentarlo, consulte nuestra serie de libros blancos:

Si está cansado de leer y quiere empezar a probar eLabNext inmediatamente, consiga un prueba gratuita de 30 días o contácteme directamente para una demostración personalizada.

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