Numériser votre laboratoire, un échantillon à la fois

2024 s'annonce déjà comme une année "hautement numérique" : L'IA et la numérisation augmentent de manière exponentielle, apportant de nouvelles applications et percées. Dans les sciences de la vie, y compris dans les universités et les entreprises de biotechnologie, les laboratoires qui disposent de 30 ans d'échantillons et de données héritées subissent des pressions pour numériser et organiser. 

Chaque jour, des institutions universitaires, médicales et industrielles très réputées et historiques nous demandent comment numériser leurs échantillons parce qu'elles ne savent pas par où commencer. Hier encore, j'ai visité un laboratoire de biotechnologie dont les 14 congélateurs étaient complètement remplis. Chaque congélateur contenait en moyenne 80 000 échantillons, soit environ 1,1 million d'échantillons au total. Les propriétaires et les auteurs des échantillons ne font plus partie de l'entreprise, de sorte que le directeur du laboratoire a dû s'adresser à d'anciens étudiants pour savoir ce que contenaient ces échantillons et s'ils avaient une quelconque valeur. 

Imaginez un monde où vous n'auriez pas à le faire parce que tout est déjà numérisé ! Ce seul processus a permis à l'organisation susmentionnée de se débarrasser d'un tiers de ces échantillons - 373 000 échantillons supprimés et 4,6 congélateurs libérés ! Imaginez la somme d'argent économisée grâce à cela. 

Vous n'aviez pas besoin de nouveaux congélateurs, mais d'une meilleure gestion des échantillons !

La voie vers la numérisation des laboratoires

Se lancer dans la numérisation d'un laboratoire, en particulier lorsqu'il s'agit de stocker un grand nombre d'échantillons, peut s'avérer décourageant. Cependant, la décomposition du processus en étapes gérables et l'utilisation d'outils tels que eLabNext peuvent rationaliser la transition. 

Ce guide en 9 étapes fournit des stratégies détaillées pour numériser efficacement votre laboratoire, un échantillon à la fois, en garantissant une approche harmonieuse et systématique.

1. Procéder à une évaluation complète de l'inventaire : 

Commencez par évaluer minutieusement l'inventaire des échantillons de votre laboratoire. Documentez les types d'échantillons, les conditions de stockage et la quantité d'échantillons stockés. Contactez tous les chercheurs principaux, demandez des éclaircissements sur les métadonnées des échantillons et créez un fichier Excel principal de vos anciens échantillons. Si vous utilisez actuellement un logiciel obsolète, exportez tout au format CSV ou Excel et organisez-le. Il s'agit là d'une excellente occasion de procéder à un nettoyage de printemps : Tout ce qui n'est pas réclamé dans le mois qui suit le début de ce processus doit être jeté pour gagner de la place !

2. Élaborer un cadre de hiérarchisation : 

Établir un cadre de priorité pour déterminer les échantillons à numériser en premier. J'appelle ces échantillons des "échantillons de premier plan". Prenez en compte des facteurs tels que la pertinence des échantillons pour les projets de recherche en cours, la fréquence d'utilisation, les exigences réglementaires ou même le coût associé à ces échantillons. Engagez-vous avec les chercheurs et les parties prenantes pour recueillir des commentaires et un consensus sur les critères de priorisation. N'ayez pas peur d'être très direct et orienté vers le progrès dans vos discussions !

3. Mettre en place une task force sur la numérisation : 

Créer une équipe spéciale chargée de superviser le processus de numérisation. Cette équipe devrait comprendre des membres de différents services, notamment des chercheurs, des responsables de laboratoire, des spécialistes de l'informatique et des analystes de données. Attribuez des rôles et des responsabilités clairs à chaque membre de l'équipe afin de garantir la responsabilisation. En tant que responsable, vous utiliserez les méthodologies de gestion de projet SMART/RACI ou AGILE pour mener à bien ce projet, avec des calendriers et des échéances !

4. Standardiser les processus de saisie des données : 

Élaborer des processus et des protocoles normalisés de saisie des données afin de maintenir la cohérence et la précision des échantillons numérisés. Définir les champs de données, les conventions de dénomination et les exigences en matière de métadonnées en collaboration avec les parties prenantes. Fournir une formation complète aux membres de l'équipe sur ces protocoles. Les plateformes telles que eLabNext disposent de fonctions d'importation à grande échelle et d'un système de gestion des données. L'équipe chargée de la réussite des clients Cette fonction vous permet d'importer des milliers d'échantillons à la fois ! Cette fonction vous permet également de convertir des données existantes dans un format compatible, tel que des feuilles Excel, et d'utiliser eLabNext pour télécharger des informations de manière efficace. Effectuez des contrôles complets de validation des données avant l'importation pour garantir l'intégrité des données.

5. Adopter une approche progressive : 

Adoptez une approche progressive de la numérisation en commençant par un petit sous-ensemble d'échantillons avant de passer à l'échelle supérieure. Commencez par un seul congélateur, un seul rack ou une seule étagère, puis passez progressivement à des lots plus importants. Cette approche minimise les perturbations des activités de recherche en cours et permet des améliorations itératives.

6. Mettre en œuvre des mesures rigoureuses de contrôle de la qualité : Mettre en œuvre de solides mesures de contrôle de la qualité pour garantir l'exactitude et la fiabilité des données numérisées. Établir des protocoles de validation, de recoupement et d'audit des données afin d'identifier et de rectifier rapidement les erreurs. Contrôler régulièrement les processus de saisie des données et assurer une formation continue pour atténuer les problèmes de qualité.

7. Documenter les procédures opérationnelles standard (POS) : 

Documenter les procédures opérationnelles normalisées (POS) pour les processus de numérisation et les meilleures pratiques. Créer des guides détaillés couvrant les protocoles de saisie des données, les étapes de dépannage et les instructions d'utilisation du système. Maintenir un référentiel accessible des SOP à des fins de référence et de formation.

8. Favoriser le retour d'information et l'adaptation en continu : 

Encourager une communication ouverte et des boucles de retour d'information tout au long de la numérisation. Solliciter régulièrement l'avis des parties prenantes, y compris les chercheurs et le personnel des laboratoires, afin d'identifier les défis et les domaines à améliorer. Adapter les stratégies de numérisation en fonction du retour d'information afin d'optimiser l'efficacité et la satisfaction des utilisateurs.

9. Célébrer les réussites et entretenir la motivation : 

C'est l'une des caractéristiques les plus négligées de ce processus ! Les scientifiques sont tellement concentrés sur les tâches quotidiennes qu'ils oublient de s'arrêter, de sentir les roses et de célébrer les personnes qui accomplissent des choses ! Célébrez les étapes et les résultats obtenus au cours du processus de numérisation afin de maintenir la motivation et le moral des troupes. Reconnaissez les efforts du groupe de travail sur la numérisation et les progrès réalisés pour atteindre l'objectif ultime d'un laboratoire entièrement numérisé. Fixez de nouveaux objectifs et de nouvelles références pour maintenir l'élan et favoriser l'amélioration continue.

Résumé

La numérisation d'un laboratoire, un échantillon à la fois, exige une approche systématique et collaborative. En procédant à une évaluation complète de l'inventaire, en classant les échantillons par ordre de priorité et en utilisant des outils comme eLabNext, il est possible de gérer efficacement le processus de numérisation. L'établissement de processus standardisés, la mise en œuvre de mesures rigoureuses de contrôle de la qualité et la promotion d'un retour d'information continu sont essentiels pour garantir l'intégrité des données et la satisfaction des utilisateurs. À chaque étape de la numérisation, célébrez les réussites et maintenez la motivation pour atteindre l'objectif global d'un laboratoire entièrement numérisé. N'oubliez pas que c'est un voyage qui commence avec un échantillon, une boîte, un rack et une étagère jusqu'à ce que l'ensemble du laboratoire soit numérisé de manière transparente.