Digitalisierung des Labors, eine Probe nach der anderen

Schon jetzt zeichnet sich ab, dass 2024 ein "hochdigitales" Jahr werden wird: KI und Digitalisierung nehmen exponentiell zu und bringen neue Anwendungen und Durchbrüche mit sich. In den Biowissenschaften, einschließlich der akademischen Welt und der Biotechnologie, sehen sich Labore mit 30 Jahre alten Proben und Daten dem Druck ausgesetzt, sie zu digitalisieren und zu organisieren. 

Jeden Tag hören wir Geschichten von sehr angesehenen und historischen akademischen, medizinischen und industriellen Einrichtungen, die uns fragen, wie sie ihre Proben digitalisieren sollen, weil sie keine Ahnung haben, wo sie anfangen sollen. Erst gestern habe ich ein Biotech-Labor besucht, in dem 14 Gefrierschränke komplett gefüllt waren. In jedem Gefrierschrank befanden sich durchschnittlich 80.000 Proben, insgesamt also etwa 1,1 Millionen Proben. Die Eigentümer und Autoren der Proben sind nicht mehr im Unternehmen, so dass der Laborleiter sich an ehemalige Mitarbeiter wenden musste, um zu erfahren, was in diesen Proben enthalten ist und ob sie einen Wert haben. 

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Sie das nicht mehr tun müssen, weil alles bereits digitalisiert ist! Allein durch dieses Verfahren konnte die oben genannte Organisation ein Drittel der Proben entsorgen - 373.000 Proben sind verschwunden und 4,6 Gefrierschränke sind frei geworden! Stellen Sie sich vor, wie viel Geld dadurch eingespart wird. 

Sie brauchten keine neuen Gefrierschränke, Sie brauchten nur ein besseres Probenmanagement!

Der Weg zur Digitalisierung des Labors

Der Einstieg in die Digitalisierung eines Labors, insbesondere bei umfangreicher Probenlagerung, kann überwältigend sein. Die Aufteilung des Prozesses in überschaubare Schritte und der Einsatz von Tools wie eLabNext können den Übergang jedoch rationalisieren. 

Dieser 9-stufige Leitfaden bietet detaillierte Strategien, um Ihr Labor effektiv zu digitalisieren, eine Probe nach der anderen, um einen reibungslosen und systematischen Ansatz zu gewährleisten.

1. Führen Sie eine umfassende Bestandsaufnahme durch: 

Beginnen Sie damit, den Probenbestand Ihres Labors gründlich zu bewerten. Dokumentieren Sie die Arten von Proben, die Lagerungsbedingungen und die Menge der gelagerten Proben. Wenden Sie sich an alle PIs, bitten Sie um Klärung der Metadaten zu den Proben und erstellen Sie eine Excel-Masterdatei mit Ihren Altproben. Wenn Sie derzeit veraltete Software verwenden, exportieren Sie alles in CSV oder Excel und organisieren Sie es. Dies ist eine hervorragende Gelegenheit für einen Frühjahrsputz: Alles, was nicht innerhalb eines Monats nach Beginn dieses Prozesses beansprucht wird, sollte weggeworfen werden, um Platz zu sparen!

2. Entwicklung eines Rahmens für die Prioritätensetzung: 

Legen Sie eine Prioritätenliste fest, um zu bestimmen, welche Proben zuerst digitalisiert werden sollen. Ich nenne diese Proben "hochrangige Proben". Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Relevanz der Proben für laufende Forschungsprojekte, die Häufigkeit der Nutzung, gesetzliche Anforderungen oder auch die mit diesen Proben verbundenen Kosten. Setzen Sie sich mit Forschern und Interessenvertretern zusammen, um Beiträge und einen Konsens zu den Kriterien für die Priorisierung zu erhalten. Scheuen Sie sich nicht, in Ihren Diskussionen sehr direkt und fortschrittsorientiert zu sein!

3. Bildung einer Task Force "Digitalisierung": 

Schaffen Sie eine spezielle Arbeitsgruppe, die für die Überwachung des Digitalisierungsprozesses verantwortlich ist. Dieses Team sollte sich aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen zusammensetzen, darunter Forscher, Laborleiter, IT-Spezialisten und Datenanalysten. Weisen Sie jedem Teammitglied klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu, um die Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Sie als Leiter werden SMART/RACI- oder AGILE-Projektmanagement-Methoden anwenden, um dies mit Zeitplänen und Fristen zu erledigen!

4. Standardisierung der Dateneingabeprozesse: 

Entwicklung standardisierter Dateneingabeprozesse und -protokolle, um die Konsistenz und Genauigkeit der digitalisierten Proben zu gewährleisten. Definition von Datenfeldern, Benennungskonventionen und Metadatenanforderungen in Zusammenarbeit mit den Beteiligten. Bieten Sie den Teammitgliedern umfassende Schulungen zu diesen Protokollen an. Plattformen wie eLabNext verfügen über umfangreiche Importfunktionen und einen Kundenerfolgs-Team zur Verfügung, damit Sie Tausende von Proben gleichzeitig importieren können! Mit dieser Funktion können Sie auch vorhandene Daten in ein kompatibles Format konvertieren, z. B. in Excel-Tabellen, und eLabNext zum effizienten Hochladen von Informationen nutzen. Führen Sie vor dem Import gründliche Datenvalidierungsprüfungen durch, um die Datenintegrität sicherzustellen.

5. Verfolgung eines schrittweisen Ansatzes: 

Gehen Sie schrittweise an die Digitalisierung heran, indem Sie zunächst mit einer kleinen Teilmenge von Proben beginnen, bevor Sie den Umfang erweitern. Beginnen Sie mit einer einzelnen Gefriertruhe, einem Regal oder einer Ablage und erweitern Sie diese nach und nach auf größere Chargen. Dieser Ansatz minimiert die Unterbrechung der laufenden Forschungsaktivitäten und ermöglicht iterative Verbesserungen.

6. Durchführung strenger Qualitätskontrollmaßnahmen: Umsetzung solider Qualitätskontrollmaßnahmen, um die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der digitalisierten Daten zu gewährleisten. Einführung von Protokollen zur Datenvalidierung, Gegenkontrolle und Prüfung, um Fehler umgehend zu erkennen und zu beheben. Überwachen Sie die Dateneingabeprozesse regelmäßig und bieten Sie fortlaufende Schulungen an, um Qualitätsprobleme zu mindern.

7. Dokumentieren Sie Standardarbeitsanweisungen (SOPs): 

Dokumentation standardisierter Betriebsverfahren (SOPs) für Digitalisierungsprozesse und bewährte Verfahren. Erstellung detaillierter Leitfäden mit Dateneingabeprotokollen, Schritten zur Fehlerbehebung und Anweisungen zur Systemnutzung. Pflege eines zugänglichen Repositorys von SOPs für Referenz- und Schulungszwecke.

8. Förderung von kontinuierlichem Feedback und Anpassung: 

Förderung einer offenen Kommunikation und von Feedback-Schleifen während der gesamten Digitalisierungsphase. Regelmäßige Einholung von Beiträgen von Interessengruppen, einschließlich Forschern und Laborpersonal, um Herausforderungen und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Anpassung der Digitalisierungsstrategien auf der Grundlage des Feedbacks, um die Effizienz und die Zufriedenheit der Nutzer zu optimieren.

9. Errungenschaften feiern und Motivation aufrechterhalten: 

Dies ist eine der am meisten übersehenen Eigenschaften dieses Prozesses! Wissenschaftler sind so sehr auf die täglichen Aufgaben konzentriert, dass wir vergessen, innezuhalten, an den Rosen zu riechen und Menschen zu feiern, die etwas erreichen! Feiern Sie Meilensteine und Errungenschaften, die während der Digitalisierung erreicht werden, um Motivation und Moral aufrechtzuerhalten. Erkennen Sie die Bemühungen der Digitalisierungs-Taskforce an und würdigen Sie die Fortschritte auf dem Weg zum Endziel eines vollständig digitalisierten Labors. Setzen Sie neue Ziele und Maßstäbe, um die Dynamik aufrechtzuerhalten und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.

Zusammenfassung

Die Digitalisierung eines Labors, eine Probe nach der anderen, erfordert einen systematischen und kooperativen Ansatz. Durch eine umfassende Bestandsaufnahme, die Festlegung von Prioritäten bei den Proben und den Einsatz von Tools wie eLabNext kann der Digitalisierungsprozess effektiv gesteuert werden. Die Einführung standardisierter Prozesse, die Umsetzung strenger Qualitätskontrollmaßnahmen und die Förderung eines kontinuierlichen Feedbacks sind für die Gewährleistung der Datenintegrität und die Zufriedenheit der Nutzer unerlässlich. Feiern Sie bei jedem Schritt in Richtung Digitalisierung das Erreichte und halten Sie die Motivation aufrecht, um das übergeordnete Ziel eines vollständig digitalisierten Labors zu erreichen. Denken Sie daran, dass es eine Reise ist, die mit einer Probe, einer Kiste, einem Gestell und einem Regal beginnt, bis das gesamte Labor nahtlos digitalisiert ist.