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Digitalizando seu laboratório, uma amostra de cada vez

Por Zareh Zurabyan 4 min de leitura 09 de maio de 2024

2024 já está se preparando para ser um ano "altamente digital": A IA e a digitalização estão aumentando exponencialmente, trazendo novos aplicativos e avanços. Nas ciências da vida, incluindo o setor acadêmico e a biotecnologia, os laboratórios com 30 anos de amostras e dados antigos estão sofrendo pressão para digitalizar e organizar. 

Todos os dias, ouvimos histórias de instituições acadêmicas, de saúde e do setor muito respeitáveis e históricas que nos perguntam como devem digitalizar suas amostras porque não têm ideia de por onde começar. Ontem mesmo, visitei um laboratório de biotecnologia com 14 freezers completamente cheios. Havia uma média de 80.000 amostras em cada freezer, totalizando aproximadamente 1,1 milhão de amostras no total. Os proprietários e autores das amostras não estão mais na empresa, portanto, o gerente do laboratório teve de entrar em contato com ex-alunos para entender o que havia nessas amostras e se elas tinham algum valor. 

Imagine um mundo onde você não precisa fazer isso porque tudo já está digitalizado! Esse processo, por si só, permitiu que a organização acima descartasse 1/3 dessas amostras - 373.000 amostras eliminadas e 4,6 freezers liberados! Imagine a quantidade de dinheiro economizada por causa disso. 

Você não precisava de novos freezers; só precisava de um melhor gerenciamento de amostras!

O caminho para a digitalização de laboratórios

Embarcar na jornada de digitalização de um laboratório, especialmente com o armazenamento extensivo de amostras, pode ser desgastante. No entanto, a divisão do processo em etapas gerenciáveis e a utilização de ferramentas como o eLabNext podem agilizar a transição. 

Este guia prático de nove etapas fornece estratégias detalhadas para digitalizar seu laboratório de forma eficaz, uma amostra de cada vez, garantindo uma abordagem suave e sistemática.

1. Realizar uma avaliação abrangente do inventário: 

Comece avaliando minuciosamente o inventário de amostras de seu laboratório. Documente os tipos de amostras, as condições de armazenamento e a quantidade de amostras armazenadas. Entre em contato com todos os PIs, solicite esclarecimentos sobre os metadados das amostras e crie um arquivo mestre em Excel de suas amostras antigas. Se você estiver usando um software desatualizado, exporte tudo para CSV ou Excel e organize-o. Essa é uma excelente oportunidade para uma faxina de primavera: Tudo o que não for solicitado dentro de um mês após o início desse processo deve ser descartado para economizar espaço!

2. Desenvolver uma estrutura de priorização: 

Estabeleça uma estrutura de priorização para determinar quais amostras devem ser digitalizadas primeiro. Eu chamo essas amostras de "amostras de alto perfil". Considere fatores como a relevância da amostra para projetos de pesquisa em andamento, a frequência de uso, os requisitos regulamentares ou até mesmo o custo associado a essas amostras. Envolva-se com pesquisadores e partes interessadas para obter informações e consenso sobre os critérios de priorização. Não tenha medo de ser muito direto e orientado para o progresso em suas discussões!

3. Formular uma força-tarefa de digitalização: 

Crie uma força-tarefa dedicada responsável por supervisionar o processo de digitalização. Essa equipe deve ser composta por membros de vários departamentos, incluindo pesquisadores, gerentes de laboratório, especialistas em TI e analistas de dados. Atribua funções e responsabilidades claras a cada membro da equipe para garantir a responsabilidade. Você, como líder, usará as metodologias de gerenciamento de projetos SMART/RACI ou AGILE para concluir esse processo, com cronogramas e prazos!

4. Padronizar os processos de entrada de dados: 

Desenvolver processos e protocolos padronizados de entrada de dados para manter a consistência e a precisão das amostras digitalizadas. Definir campos de dados, convenções de nomenclatura e requisitos de metadados em colaboração com as partes interessadas. Forneça treinamento abrangente aos membros da equipe sobre esses protocolos. Plataformas como o eLabNext têm recursos de importação em larga escala e um Equipe de sucesso do cliente prontamente disponível para ajudá-lo a importar milhares de amostras de uma só vez! Esse recurso também permite que você converta os dados existentes em um formato compatível, como planilhas do Excel, e utilize o eLabNext para carregar informações de forma eficiente. Realize verificações completas de validação de dados antes da importação para garantir a integridade dos dados.

5. Adotar uma abordagem incremental: 

Adote uma abordagem incremental para a digitalização, começando com um pequeno subconjunto de amostras antes de aumentar a escala. Comece com um único freezer, rack ou prateleira e expanda gradualmente para lotes maiores. Essa abordagem minimiza as interrupções das atividades de pesquisa em andamento e permite melhorias iterativas.

6. Implemente medidas rigorosas de controle de qualidade: Implemente medidas robustas de controle de qualidade para garantir a precisão e a confiabilidade dos dados digitalizados. Estabeleça protocolos de validação de dados, verificação cruzada e auditoria para identificar e retificar erros prontamente. Monitore regularmente os processos de entrada de dados e ofereça treinamento contínuo para reduzir os problemas de qualidade.

7. Documentar os procedimentos operacionais padrão (SOPs): 

Documentar procedimentos operacionais padronizados (SOPs) para processos de digitalização e práticas recomendadas. Crie guias detalhados que abranjam protocolos de entrada de dados, etapas de solução de problemas e instruções de uso do sistema. Mantenha um repositório acessível de SOPs para fins de referência e treinamento.

8. Promova o feedback e a adaptação contínuos: 

Incentivar a comunicação aberta e os ciclos de feedback durante a digitalização. Solicite regularmente a contribuição das partes interessadas, incluindo pesquisadores e funcionários do laboratório, para identificar desafios e áreas de melhoria. Adapte as estratégias de digitalização com base no feedback para otimizar a eficiência e a satisfação do usuário.

9. Comemore as conquistas e mantenha a motivação: 

Esse é um dos atributos mais negligenciados desse processo! Os cientistas estão tão concentrados nas tarefas cotidianas que se esquecem de parar para cheirar as rosas e celebrar as pessoas que realizam coisas! Comemore os marcos e as conquistas alcançadas durante a jornada de digitalização para manter a motivação e o moral. Reconheça os esforços da força-tarefa de digitalização e reconheça o progresso em direção à meta final de um laboratório totalmente digitalizado. Estabeleça novas metas e referências para manter o ímpeto e promover a melhoria contínua.

Resumo

A digitalização de um laboratório, uma amostra de cada vez, exige uma abordagem sistemática e colaborativa. Ao realizar uma avaliação abrangente do inventário, priorizar as amostras e aproveitar ferramentas como o eLabNext, o processo de digitalização pode ser gerenciado com eficiência. O estabelecimento de processos padronizados, a implementação de medidas rigorosas de controle de qualidade e a promoção de feedback contínuo são essenciais para garantir a integridade dos dados e a satisfação do usuário. A cada passo dado em direção à digitalização, comemore as conquistas e mantenha a motivação em direção à meta global de um laboratório totalmente digitalizado. Lembre-se de que é uma jornada que começa com uma amostra, uma caixa, um rack e uma prateleira até que todo o laboratório esteja perfeitamente digitalizado.

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