eLabBlog

Onze gids voor het beheren van laboratoriummonsters

Door eLabNext 7 min lezen 14 mei 2024

In het snel evoluerende onderzoekslandschap van vandaag is effectief monsterbeheer van fundamenteel belang voor het succes van laboratoriumactiviteiten. Laboratoria, variërend van biobanken en diagnostische centra tot pathologieafdelingen, moeten de complexe uitdaging aangaan van het beheren van enorme hoeveelheden monsters. Precisie en efficiëntie zijn van het grootste belang bij het streven van deze faciliteiten om de integriteit van hun werk te handhaven en de wetenschappelijke vooruitgang te versnellen.

Het vermogen om laboratoriummonsters nauwgezet te traceren, veilig op te slaan en snel terug te vinden is niet alleen een logistieke vereiste; het heeft een directe invloed op de productiviteit, kosteneffectiviteit en nauwkeurigheid van onderzoeksresultaten.

In deze blog behandelen we: 

  1. Soorten laboratoriummonsters
  2. Veelvoorkomende valkuilen bij het beheer van laboratoriummonsters
  3. Oplossingen voor digitaal beheer van laboratoriummonsters
  4. 5 toptips om de processen voor monsterbeheer in uw laboratorium te verbeteren

Moderne laboratoria staan onder toenemende druk om de verwerkingscapaciteit en nauwkeurigheid te verbeteren en tegelijkertijd kosten te besparen en fouten te minimaliseren. Traditionele methoden voor monsterbeheer, vaak handmatig en foutgevoelig, blijken niet te voldoen aan deze eisen. Innovatieve technologieën zoals Electronic Lab Notebooks (ELN's) en digitale labinventarissen bieden een antwoord op de uitdagingen van monsterbeheer en herdefiniëren het landschap van monsterbeheer in laboratoria.

Deze gids gaat in op de uitdagingen van monsterbeheer en geeft onze beste tips en best practices om het monsterbeheer in uw laboratorium te verbeteren.

Ontdek hoe eLabNext's digitale lab oplossingen het monsterbeheer in uw lab kunnen verbeteren

Soorten laboratoriummonsters

Laboratoria in verschillende vakgebieden verwerken verschillende soorten monsters, die elk unieke uitdagingen met zich meebrengen op het gebied van opslag, bewaring en beheer. Inzicht in deze typen monsters en hun specifieke vereisten is cruciaal voor het implementeren van effectieve systemen voor monsterbeheer.

Biologische monsters

(Bloed, weefsels, cellen, DNA)

  • Opslag: Biologische monsters vereisen vaak nauwkeurige temperatuuromstandigheden, zoals koeling of cryogene opslag, om degradatie te voorkomen. Het risico op kruisbesmetting is ook een punt van zorg, waardoor strikte protocollen nodig zijn.
  • Beheer: Het bijhouden van de afstamming en behandeling van monsters (bijv. aliquoteren, kleuren) is van vitaal belang, vooral in biobanking, waar monsters voor lange perioden kunnen worden opgeslagen en in meerdere onderzoeken kunnen worden gebruikt.

Milieumonsters

(Grond, water, luchtfilters, plantenmateriaal)

  • Opslag: Deze monsters kunnen na verloop van tijd veranderen als ze niet goed worden bewaard, waarbij factoren zoals temperatuur, vochtigheid en licht hun integriteit beïnvloeden.
  • Beheer: Traceerbaarheid en de mogelijkheid om monsters terug te koppelen naar hun verzamelpunt zijn essentieel.

Klinische monsters

(Patiëntweefsels, swabs, biopsiestalen)

  • Opslag: Veel klinische monsters zijn gevoelig voor omgevingsfactoren en moeten snel verwerkt of bewaard worden om hun diagnostische waarde te behouden.
  • Beheer: Klinische monsters vereisen een strikte etikettering om de vertrouwelijkheid van de patiënt te beschermen en traceerbaarheid te garanderen. Naleving van gezondheidsvoorschriften en -normen (bijv. HIPAA, GDPR) is ook verplicht.

Microbiologische monsters

(Bacteriën, virussen, schimmels)

  • Opslag: Deze hebben specifieke groeimediums of inhibitoren nodig om levensvatbaarheid of dormantie te behouden. Contaminatie onder controle houden is een bijzondere uitdaging gezien de besmettelijke aard van veel van deze monsters.
  • Beheer: Om ervoor te zorgen dat microbiële stammen niet vermengd of besmet raken tijdens het hanteren, moeten monsters nauwgezet worden bijgehouden en moet het personeel worden getraind.

Lees onze blog over optimale opslag van chemische en virusmonsters

Materiaalmonsters

(Metalen, polymeren, halfgeleiders)

  • Opslag: Sommige materialen kunnen gevoelig zijn voor atmosferische omstandigheden, zoals vochtigheid of temperatuur, waardoor hun eigenschappen kunnen veranderen.
  • Beheer: Het traceren van de partij en de bron van materiaalmonsters is cruciaal, vooral wanneer deze materialen worden gebruikt in toepassingen waar veel op het spel staat, zoals ruimtevaart of medische apparatuur.

Elk type laboratoriummonster vraagt om een op maat gemaakte strategie voor monsterbeheer. Dit onderstreept de behoefte aan robuuste inventarisatie- en monstertrackingsystemen die geschikt zijn voor de hoeveelheid monsters, hun tracking- en labelbehoeften en opslagvereisten. 

Veelvoorkomende valkuilen bij het beheer van laboratoriummonsters

Het beheren van laboratoriummonsters is een veelzijdige taak die verschillende uitdagingen met zich meebrengt. Als je vertrouwt op traditionele monsterbeheersystemen, zoals foutgevoelige handmatige etikettering, worden deze uitdagingen nog groter. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten bij het beheren van laboratoriummonsters:

Verkeerde etikettering

Handmatige etikettering, overheersend in traditionele monsterbeheersystemen, is zeer gevoelig voor menselijke fouten. Onjuiste, onvolledige of onleesbare etikettering kan leiden tot verwarring bij de identificatie van monsters. Dergelijke fouten brengen de integriteit van gegevens in gevaar en ondermijnen de reproduceerbaarheid en betrouwbaarheid van onderzoeksresultaten. Verkeerde etikettering kan hele onderzoeksprojecten verstoren of leiden tot verkeerde patiëntdiagnoses in klinische settings.

Verloren of vergaan monsters

Systemen voor monsterbeheer op basis van logboeken hebben vaak geen robuuste tracking- en monitoringmechanismen, waardoor monsters gemakkelijk zoekraken of verkeerd worden opgeslagen. Zonder nauwkeurige, realtime tracering kunnen monsters gemakkelijk in niet-optimale omstandigheden worden achtergelaten, wat leidt tot degradatie of bederf. Het verlies of de aantasting van monsters kan leiden tot verspilling van waardevolle bronnen, vertraging van de onderzoeksvoortgang en, in het geval van onvervangbare monsters (zoals die van unieke klinische onderzoeken), tot onherroepelijk verlies van gegevens.

Voorbeeld van wanbeheer 

Naarmate laboratoria groeien en de hoeveelheid monsters toeneemt, worden handmatige traceermethoden zoals logboeken of spreadsheets overweldigend. Deze methoden zijn tijdrovend, vatbaar voor onoplettendheid en kunnen vaak niet in realtime worden bijgewerkt, waardoor knelpunten ontstaan in het monsterbeheer. Inefficiënt monstertracering leidt tot vertragingen bij het ophalen van monsters en kan knelpunten veroorzaken bij gegevensanalyse, waardoor de algehele efficiëntie en reactiesnelheid van onderzoeksactiviteiten afneemt.

Fouten in het beheer van monsters kunnen verstrekkende gevolgen hebben, van een gecompromitteerde patiëntdiagnose tot ongeldige onderzoeksresultaten. Om deze fouten tot een minimum te beperken, kiezen veel laboratoria voor digitale laboplossingen. 

Lees meer over voorbeeldstrategie in onze blog

Oplossingen voor digitaal beheer van laboratoriummonsters

Het gebruik van digitale laboratoriumoplossingen is een zeer effectieve strategie voor het verbeteren en stroomlijnen van de processen voor het beheer van laboratoriummonsters. Er zijn een aantal technologieën beschikbaar om deze verbeteringen te ondersteunen. Een platform dat een Laboratory Information Management System (LIMS) combineert met een Electronic Lab Notebook (ELN), zoals eLabJournal, centraliseert bijvoorbeeld monsterbeheer, opslaggegevens, onderzoeksgegevens en protocollen op een real-time bijgewerkt en toegankelijk platform. Ondertussen automatiseren gespecialiseerde inventarisbeheersystemen zoals eLabInventory talrijke aspecten van monsterbeheer en -tracering, wat de efficiëntie aanzienlijk verhoogt. 

Deze tools vereenvoudigen niet alleen de dagelijkse werkzaamheden, maar zorgen er ook voor dat gegevens consistent nauwkeurig en gemakkelijk terug te vinden zijn. Digitale oplossingen bieden een reeks functies om het beheer van laboratoriummonsters te stroomlijnen en te versterken:

  • Automatisering: Digitale laboplossingen zoals eLabInventory, beschikbaar als standalone oplossing of als onderdeel van ons ELN + LIMS platform eLabJournal, automatiseren het traceren van monsters, gegevensinvoer en opslagbeheer. Het automatiseren van deze kritieke processen minimaliseert menselijke fouten en verbetert de operationele efficiëntie. eLabInventory zorgt ervoor dat elke monsteractie nauwkeurig wordt geregistreerd en gestandaardiseerd, wat leidt tot minder fouten en consistente behandelingsprocedures.

Ontdek het volledige potentieel van eLabInventory voor monsterbeheer

  • Etiketteren en traceren met streepjescode: Door barcodesystemen te integreren kunnen laboratoria elk monster nauwkeurig volgen, van collectie tot afvoer. Tracering met behulp van streepjescodes, zoals opgenomen in eLabInventory, vereenvoudigt het terugvinden en controleren van monsters, waardoor een naadloze informatiestroom ontstaat gedurende de hele levenscyclus van het monster. Het gebruik van barcode-ID elimineert vrijwel alle risico's die gepaard gaan met het handmatig labelen van monsters, waardoor fouten bij de verwerking van monsters drastisch worden verminderd.

  • Verbeterde documentatie en reproduceerbaarheid: Digitale laboplossingen spelen een cruciale rol bij het verbeteren van de documentatie en reproduceerbaarheid van experimenten. Door ELN's zoals eLabJournal te integreren, kunnen onderzoekers gedetailleerde, van tijdstempels voorziene records bijhouden van monsters tijdens opslag en onderzoek.

  • Gecentraliseerde steekproefgegevens: Digitale platforms zoals LIMS en ELN's dienen als een gecentraliseerde opslagplaats voor alle monsterinformatie, waardoor eenvoudige toegang en het delen van gegevens in het hele lab mogelijk wordt. eLabJournal biedt realtime gegevens voor het volgen van monsters tussen lableden, toegankelijk vanaf elke locatie. Gecentraliseerde systemen verbeteren ook de gegevensbeveiliging en maken naleving van wettelijke normen eenvoudiger.

Ontdek het volledige potentieel van ons digitale laboratoriumplatform dat een LIMS combineert met een ELN, eLabJournal

  • Aanpasbare workflows: ELNs, LIMS en oplossingen voor inventarisbeheer zoals eLabNext's eLabJournal en eLabInventory kunnen op maat gemaakt worden om te voldoen aan de specifieke behoeften van individuele labo's, waardoor de processen voor monsterbeheer geoptimaliseerd worden.

Het gebruik van digitale hulpmiddelen in laboratoriumomgevingen is niet slechts een trend, maar een cruciale verschuiving naar geavanceerder, efficiënter en foutbestendiger monsterbeheer. Naarmate laboratoria verder moderniseren, zal de integratie van technologieën zoals ELN's en digitale inventarissen steeds essentiëler worden.

Meer informatie over het kiezen van het juiste digitale labplatform voor u

5 toptips om de processen voor monsterbeheer in uw laboratorium te verbeteren 

Het implementeren van digitale oplossingen is slechts één aspect van effectief monsterbeheer. Er zijn een aantal best practices die u kunt toepassen om uw processen te optimaliseren en fouten tot een minimum te beperken. Hier volgt onze top vijf van tips om uw systeem voor monsterbeheer te verbeteren:

1. Protocollen en procedures standaardiseren

Ontwikkel en handhaaf gestandaardiseerde protocollen voor alle activiteiten die met monsters te maken hebben, van verzameling tot opslag en afvoer. Duidelijke, consistente richtlijnen en SOP's helpen fouten te verminderen en de efficiëntie te verbeteren, door ervoor te zorgen dat alle teamleden dezelfde procedures volgen.

2. Krachtige trainingsprogramma's implementeren

Alle medewerkers regelmatig trainen in de nieuwste praktijken en technologieën op het gebied van monsterbeheer. Uitgebreide training zorgt ervoor dat het personeel bedreven is in zowel handmatige als geautomatiseerde systemen, wat cruciaal is voor het behoud van de integriteit en nauwkeurigheid van monsters.

3. Controleer en update je systemen regelmatig

Voer periodieke audits uit van je steekproefbeheersysteem om gebieden te identificeren die voor verbetering vatbaar zijn. Door je processen en systemen regelmatig bij te werken naar aanleiding van nieuwe technologieën, veranderingen in de nalevingsregels of interne beoordelingen, kun je potentiële problemen voorblijven.

4. Een noodplan onderhouden

Bereid u voor op onverwachte gebeurtenissen, zoals stroomuitval, apparatuurstoringen of natuurrampen, door een robuust rampenplan op te stellen. Dit plan moet back-up opslagoplossingen en gedetailleerde plannen voor het beschermen en herstellen van monsters bevatten om verlies te voorkomen en de continuïteit van de activiteiten te garanderen.

5. Zorgen voor robuuste etikettering en tracering

Consistente, nauwkeurige labeling en tracering van monsters zijn cruciaal voor het behoud van de integriteit van monsters en het garanderen van hun traceerbaarheid. Digitale laboplossingen zijn de eenvoudigste manier om dit te bereiken en bieden geautomatiseerde label- en traceermogelijkheden van onschatbare waarde om menselijke fouten te elimineren, processen te stroomlijnen en nauwkeurig gegevensbeheer te garanderen.

Deze tips zijn van toepassing op laboratoria van alle disciplines en groottes. Door deze best practices toe te passen, kunt u er zeker van zijn dat u de operationele efficiëntie en onderzoeksresultaten verbetert.

Een slimmere manier om labmonsters te beheren

Effectief monsterbeheer is een cruciaal onderdeel van moderne laboratoriumactiviteiten en heeft een directe invloed op onderzoeksresultaten, productiviteit en kostenefficiëntie. Door digitale oplossingen zoals eLabJournal en eLabInventory te omarmen, kunnen laboratoria de uitdagingen van traditionele monsterbeheerpraktijken overwinnen en nieuwe efficiëntieniveaus ontsluiten. 

Wil je de kracht van eLabNext's digitale lab oplossingen ontdekken?

Boek vandaag nog een persoonlijke demo

Aanbevolen Voor jou

4 min lezen 13 jun 2024
Door Simon Delagrave, PhD

Om te slagen in biofarma R&D: informatiestromen en vooruit plannen

Leer hoe nauwkeurige communicatie en geformatteerde gegevens tijd besparen, de productiviteit verhogen en belanghebbenden, van investeerders tot regelgevende instanties, op één lijn brengen.

Lees meer
6 min lezen 06 jun 2024
Door Zareh Zurabyan

Verstandig gebruik van ChatGPT met uw labwerk

Maak verstandig gebruik van AI voor verbeterde productiviteit en wetenschappelijk inzicht in uw biotechnologische en farmaceutische activiteiten.

Lees meer
5 min lezen 31 mei 2024
Door eLabNext

eLabNext brengt monster- en voorraadbeheer naar een hoger niveau met de release van het nieuwe inventarisatiesysteem

Bekijk de top 10 verbeteringen van de recente update van het eLabNext Inventory systeem en de toekomstplannen.

Lees meer

Zet vandaag de eerste stap
naar een All Digital Lab!

Plan een persoonlijke demo voor deskundige begeleiding en een gratis evaluatie van uw labworkflow.

nl_NLNL