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6 Barreiras à adoção do Electronic Lab Notebook (ELN) e como superá-las

Por Zareh Zurabyan 8 min de leitura 02 de fevereiro de 2023

O número de ELNs de código aberto e comercialmente disponíveis explodiu na última década, tornando os laboratórios da academia, do setor e do governo mais simplificados, econômicos e organizados. 

Porém, muitos laboratórios ainda não fizeram a transição para o armazenamento digital de informações, optando por cadernos de laboratório em papel ou uma variedade de sistemas legados para o gerenciamento de dados. Cientistas, técnicos, gerentes de laboratório e outros funcionários podem se sentir confortáveis usando essas abordagens desatualizadas. 

Ainda assim, a consequência de não modernizar suas operações de ciências biológicas pode ser terrível: seu laboratório ou organização pode perder dados, protocolos ou amostras. Em última análise, isso pode causar problemas de reprodutibilidade ou dificultar o acompanhamento do escopo, da amplitude e do ritmo atuais das pesquisas.

Resistência à adoção de um ELN

A transição de sistemas antigos e familiares continua sendo um desafio significativo para aqueles que desejam se modernizar. Nas ciências da vida, muitas vezes nos orgulhamos da lógica e da razão. Mas quando se trata de mudar hábitos arraigados, podemos ser altamente resistentes, mesmo a mudanças que trazem inúmeras vantagens. 

Embora os pontos problemáticos e as perspectivas possam ser diferentes dentro das equipes, os motivos para resistir à adoção e ao uso da tecnologia podem ser diferentes. transição para uma ELN se resumem a seis fatores comuns. A seguir, discutiremos cada motivo de resistência e como você pode ajudar sua organização a superar essas barreiras à digitalização.

Motivo da resistência #1: Falta de informações

Embora a pandemia da COVID-19 tenha acelerado a transformação digital de muitas empresas, para muitos profissionais da área de ciências biológicas ainda faltam informações tangíveis sobre saúde digital, acessibilidade e segurança de dados, sustentabilidade de laboratórios, conformidade e como tudo isso está relacionado ao gerenciamento de informações. Intuitivamente, muitos conhecem as vantagens da digitalização, mas não está claro como as soluções de software, como uma ELN, ajudarão a implementar essas iniciativas. O "quê" e o "como" da digitalização ainda são uma caixa preta. 

Superando a falta de informações

A cura para a falta de informação deve ser a educação, certo? Pode parecer fácil, mas os seres humanos não são recipientes vazios nos quais os dados podem ser despejados. Primeiro, é preciso estabelecer as bases. 

Você pode estabelecer uma base crucial para a educação como um pequeno laboratório ou uma grande organização, obtendo a adesão da equipe às suas necessidades de uma ELN. Você precisa de algo fácil de usar? Você pode transferir seus documentos antigos do Excel e as informações digitais existentes para ele? Determine tudo isso antes de começar a pesquisar fornecedores. Priorize suas necessidades e você entrará no processo de avaliação focado no que é essencial para sua organização.

Depois que você começar a investigar os fornecedores, poderá começar a aprender sobre os vários benefícios de suas plataformas e como elas se encaixam no ecossistema digital. Os fornecedores podem ser complacentes nessa tarefa, ajudando a preencher as lacunas por meio de demonstrações e conteúdo informativo. 

Embora essencial, essa etapa educacional pode introduzir outra grande armadilha: Devido às muitas incógnitas e aos mais de 80 sistemas ELN/LIMS disponíveis no mercado, uma pequena empresa de biotecnologia ou um laboratório acadêmico pode facilmente ser vítima da escolha do primeiro sistema disponível ou o oposto, caindo na armadilha de avaliações intermináveis sobre qual solução é mais adequada e, por sua vez, perdendo o controle das necessidades acordadas.

Cuidado com essa armadilha e só colete informações com os requisitos de sua plataforma claramente definidos.

Motivo da resistência #2: Falta de tempo

No mundo digital acelerado de hoje, o tempo para realizar até mesmo tarefas simples pode parecer inexistente. Portanto, não é de se surpreender que funcionários e organizações inteiras resistam a uma mudança que exija um compromisso sério de tempo para aprender uma nova plataforma de software. Conforme o artigo "Como lidar com a resistência à mudança" na Harvard Business Review, "O tempo é necessário, mesmo que não haja resistência à mudança em si". 

Superando a falta de tempo

É nesse ponto que a experiência do fornecedor que você escolher pode ajudar. Se você estiver rastreando milhares de amostras em um biobanco, desenvolvendo processos para a fabricação de CAR-T ou gerenciando protocolos de edição de genes, representantes experientes de atendimento ao cliente que ajudaram muitas organizações a fazer a transição para a plataforma deles podem entender rapidamente seus fluxos de trabalho e necessidades. A função deles é ser um consultor para agilizar a implementação e reduzir a curva de aprendizado da sua equipe, acrescentando o mínimo de tempo possível ao processo de transição.

Motivo da resistência #3: Uma curva de aprendizado dolorosa

Adquirir qualquer nova habilidade - seja aprender a andar de bicicleta, pipetar com precisão, carregar um HPLC ou usar o Zoom para uma reunião importante enquanto seus filhos e seu cachorro estão pulando ao fundo - leva tempo. 

À medida que uma pessoa adquire mais experiência em uma nova habilidade, sua proficiência aumenta. Esse processo, a curva de aprendizado, é inevitável e pode ser frustrante para quem está navegando em seus estágios iniciais. O tamanho de uma organização pode ditar a inclinação ou a profundidade da curva de aprendizado: Um laboratório com 2 pessoas pode se ajustar mais facilmente, enquanto uma empresa de biotecnologia maior, com 20, 30 ou 100 pessoas, pode sofrer um sério impacto na produtividade durante a transição para um novo sistema de gerenciamento de informações. E essa perda de produtividade pode ser uma despesa oculta e cara da transição.

Superando uma curva de aprendizado dolorosa

É necessário um bom líder, planejamento estratégico e um fornecedor entusiasmado para tornar a curva de aprendizado a mais curta possível. 

Do ponto de vista da gerência, é útil estimar a perda de produtividade que deverá ocorrer, para que você não seja pego de surpresa enquanto sua equipe navega pela mudança de plataforma. 

Para aqueles que adotam e usam uma nova plataforma todos os dias, pode ser útil "começar de trás para frente" concentrando-se na felicidade do resultado final e não nos recursos novos e desconhecidos da tecnologia em si. Pensar nos benefícios da adoção de uma nova tecnologia - no caso de uma ELN, é elevar o desenvolvimento de sua pesquisa/processo - é sempre uma boa motivação para aprender rapidamente o sistema e começar a colher os benefícios o mais rápido possível, sem sentir que está mergulhando no desconhecido. 

Motivo da resistência #4: Medo do desconhecido

Deixar para trás cadernos de papel, Microsoft Work/Office, Google Docs/Sheets ou outros sistemas legados de gerenciamento de informações e adotar novas tecnologias pode ser assustador. Há muitas incógnitas: Como serão as operações 3, 6 ou 12 meses após a transição da plataforma? E se você não conseguir visualizar os benefícios finais para a sua organização, o projeto pode parecer uma missão inatingível, limitando a aceitação e a adoção.

Superando o medo do desconhecido

Preencher a lacuna entre o que é conhecido em sua plataforma atual e o que é desconhecido na nova plataforma é fundamental e pode ser realizado com a ajuda de um fornecedor qualificado. Além disso, a avaliação do escopo do projeto e a definição de quais barreiras são esperadas em um determinado período de tempo podem ajudar a definir muitas das incógnitas na cabeça das pessoas. 

Os líderes de equipe e aqueles que defendem o processo de transição podem facilitar ainda mais essa abordagem, entrelaçando as tarefas de digitalização nos fluxos de trabalho diários, semanais e mensais, para que os funcionários possam experimentar como a nova plataforma funciona em um contexto familiar.

Motivo da resistência #5: Mudança nas tarefas diárias

Os velhos hábitos custam a desaparecer, especialmente aqueles que fazem parte da nossa rotina diária. O aprendizado de uma nova tecnologia geralmente é visto como uma mudança significativa em uma empresa ou laboratório que interromperá os procedimentos familiares com os quais a equipe está acostumada. 

Como superar uma mudança nas tarefas diárias

Essa resistência pode ser reenquadrada como a introdução de uma nova ferramenta que é lentamente integrada às tarefas diárias para elevá-las e aprimorá-las. Você pode pensar na transição de sua plataforma como a introdução de um novo instrumento que aumentará o poder analítico e a produtividade de um laboratório.

Com um ELN, os benefícios de recursos como automação e acessibilidade podem servir como exemplos tangíveis de como as tarefas diárias mudarão. Você pode demonstrar como o processo de busca de amostras biológicas específicas será alterado: Anteriormente, você abria a porta do freezer e passava um tempo remexendo nas caixas, procurando amostras e ameaçando a integridade delas à medida que esquentavam. 

Com um ELN, você pode mostrar que uma simples pesquisa em uma guia do navegador de inventário facilita a localização da amostra de que você precisa, minimizando o tempo em que as amostras ficam expostas ao ambiente externo. Sempre que possível, vincule a mudança nas tarefas diárias a benefícios claros, como a economia de tempo e a minimização do risco de degradação da amostra.

Motivo da resistência #6: Preocupações com privacidade e segurança

Para os profissionais das áreas de biotecnologia e farmacêutica, que lidam com informações confidenciais, dados de pacientes e propriedade intelectual, a segurança e a privacidade dos dados são questões muito importantes. Com a transição de uma plataforma, podem surgir novas perguntas e preocupações sobre o grau de segurança contra roubo de dados e acesso não autorizado.

Superando as preocupações com privacidade e segurança

Discuta as certificações de fornecedores e como elas podem facilitar a conformidade normativa e a segurança dos dados. As certificações ISO e a conformidade com os princípios GxP são essenciais nas áreas de biotecnologia e farmacêutica.

Ao escolher um fornecedor de ELN, um cuidado a ser tomado é verificar se o fornecedor da plataforma tem certificação ISO, em vez de apenas seus centros de dados. Isso lhe proporciona a melhor proteção de dados e conformidade com Princípios GxP.

Superando a resistência ao ELN com o eLabNext

No eLabNext, sabemos que há muitas informações a serem consideradas ao avaliar qual ELN atende às suas necessidades. Fornecemos a uma grande variedade de organizações de ciências biológicas, desde pequenas empresas iniciantes e laboratórios acadêmicos até corporações globais plataformas de software ELN seguras que são flexíveis para atender às diversas necessidades do setor.

Veja a seguir como podemos ser seu parceiro para superar algumas das barreiras internas à digitalização mencionadas acima:

  • Integração abrangente: Adotamos uma abordagem padronizada para a integração e, em um período de 2 a 3 semanas de trabalho com nossa equipe de suporte, sua equipe estará amplamente atualizada sobre como usar as plataformas do eLabNext. Na quarta semana, sua equipe estará confiante no uso das várias funções do nosso sistema. 
  • Suporte centrado no cliente: Nossa equipe de suporte é amigável, atenciosa e informativa para que você possa se sentir confortável com nosso sistema e resolver quaisquer problemas que possam surgir. Cada membro da nossa equipe tem formação em ciências biológicas, portanto, eles entendem as complexidades das suas perguntas e áreas de aplicação.
  • O melhor da categoria Privacidade e Segurança: Quase todos os fornecedores usam data centers da AWS com certificação ISO, mas a empresa eLabNext segue os requisitos rigorosos da Norma ISO/IEC 27001:2017+A11:2020. Esse é um diferencial importante em relação a outras plataformas ELN para laboratórios e instalações que precisam estar em conformidade com o GxP e prontos para auditoria.

Agora que você leu sobre essas barreiras e como superá-las, pode ter uma conversa sobre digitalização com seu laboratório ou organização. 

Para ajudar a simplificar esse processo e criar um caso para ele, confira nossa série de white papers:

Se você estiver cansado de ler e quiser começar a testar o eLabNext imediatamente, obtenha um teste gratuito de 30 dias ou Entre em contato comigo diretamente para uma demonstração personalizada.

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