eLabJournal hielp de communicatie tussen afdelingen te vergemakkelijken door onderweg toegang te bieden tot zowel onze experimentele als monsterinformatie. Dit voorkwam gegevensverlies, zowel door het risico op verlies van de fysieke kopieën van labjournaals als door het verlies van informatie 'in vertaling'. Dankzij dit systeem konden we onze monsters ook veilig pseudonimiseren en nauwgezet bijhouden waar ze zich in het proces bevonden, waardoor het transparant werd voor iedereen, niet alleen binnen het bedrijf, maar ook voor onze externe partners, terwijl de toegangsbeperkingen zelfs per gebruiker up-to-date bleven.

Sara Mandić, Laboratoriumingenieur

Downloaden PDF

Haardiagnostiek

Dutch Screening Group (DSG) is een bedrijf in medische technologie in Maastricht, Nederland, met zijn divisie, Hair Diagnostix (HDX). HDX gebruikt massaspectrometrie om de aanwezigheid van chemische stoffen in haar te detecteren en te meten. Dit proces wordt gedaan door minuscule dwarsdoorsneden te onderzoeken die tijdreeksen vormen met resoluties zo klein als enkele dagen en voor totale perioden zo lang als enkele maanden.

Gegevens van individuele patiënten kunnen worden gebruikt voor het diagnosticeren van ziekten en blootstelling aan giftige chemicaliën, het controleren van voeding of het screenen op drugsgebruik of doping. De gegevens kunnen ook worden samengevoegd tot grotere datasets om kenmerken en trends van verschillende populaties te monitoren. De technologie onderzoekt alleen de kern van het haar, die niet beïnvloed wordt door externe vervuiling en werkt met menselijk of dierlijk haar.

Doel

Het ontwikkelen en implementeren van toepassingen van massaspectrometrie in de analyse van haar om problemen op te lossen in de gezondheidszorg, farmaceutische ontwikkeling, ziekteverzekering, sport en wetshandhaving, met bijzondere nadruk op vroegtijdige waarschuwing voor en controle van ziekten.

Uitdaging

Veilige, betrouwbare processen en procedures instellen voor het traceren van monsters en labwerk

Toen ons startende bedrijf begon met het aanbieden van onze diensten, ontvingen we monsters van vele bronnen en moesten we deze bijhouden in een rattennest van processen, mensen en locaties. Onze kantoren, opslagfaciliteiten en laboratoria bevonden zich allemaal in verschillende gebouwen.

Tijdens de eerste maanden van onze werkzaamheden en het opzetten van onze protocollen bestond het risico dat de monsters zoek raakten. Na het eerste jaar werd besloten om te verhuizen naar ons huidige, nieuw gebouwde laboratorium. Dit betekende ook dat we het risico op verlies van informatie moesten minimaliseren.

Solution

eLabJournal voldoet aan alle wetenschappelijke en zakelijke behoeften van Hair Diagnostix

We begonnen met een Access-database voor inventarisatie, maar die voldeed niet aan al onze andere behoeften. We overwogen verschillende Electronic Lab Notebook-systemen, maar die waren alleen gericht op het wetenschappelijke werk in het lab en geen enkele dekte ons hele werkproces zoals onze uiteindelijke keuze: eLabJournal.

eLabJournal maakt het traceren van inkomende en uitgaande samples eenvoudig en uiterst betrouwbaar. Het biedt vele beveiligingsniveaus op het gebied van fysieke beveiliging, netwerkbeveiliging, gegevensversleuteling, applicaties, authenticatie en gebruikersrechten. De klanten van Hair Diagnostix kunnen er gerust op zijn dat de vertrouwelijkheid van hun gegevens en informatie niet in gevaar komt.

Handgeschreven labnotitieblokken werden overbodig en daarmee ook de kans op verlies, want eLabJournal Cloud wordt gehost in meerdere ISO-gecertificeerde datacenters met hoge beschikbaarheid en volledige redundantie, en van de gegevens wordt in realtime een back-up gemaakt en periodiek een versleutelde kluis op een externe locatie gearchiveerd. Alle labnotitieboeken zijn nu op elk moment beschikbaar voor elke geautoriseerde gebruiker.

Resultaat

Hair Diagnostix workflows zijn nu betrouwbaarder, veiliger en grondig gedocumenteerd

De implementatie van eLabJournal stroomlijnde de workflow van klantmonsters en informatie, waardoor deze nog efficiënter, betrouwbaarder, veiliger en wettelijk verdedigbaar werd. Geautoriseerde gebruikers binnen het bedrijf en onze externe onderzoekspartners kunnen nu op betrouwbare wijze de status en voortgang van tests volgen. En omdat de laboratoriumaantekeningen digitaal zijn, kan elke geautoriseerde gebruiker ze op elk gewenst moment vanaf elke locatie lezen zonder te hoeven worstelen met onleesbaar handschrift.

Terugkijkend op de hectische ontwikkelingsperiode zijn we blij te kunnen concluderen dat door onze zorgvuldige manier van werken, gefaciliteerd door eLabJournal, onze gegevensstroom en opslag veilig en solide waren.