eLabJournal a facilité la communication entre les départements en fournissant un accès mobile à nos informations sur les expériences et les échantillons. Cela a permis d'éviter les pertes de données, dues à la fois au risque de perte des copies physiques des journaux de laboratoire et à la perte d'informations "en cours de traduction". Grâce à ce système, nous avons également pu pseudonymiser nos échantillons en toute sécurité et suivre de près leur état d'avancement, ce qui les rend transparents pour tout le monde, non seulement au sein de l'entreprise, mais aussi pour nos partenaires externes, tout en maintenant les restrictions d'accès à jour, même pour chaque utilisateur.

Sara Mandić, Ingénieur de laboratoire

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Hair Diagnostix

Dutch Screening Group (DSG) est une entreprise de technologie médicale située à Maastricht, aux Pays-Bas, avec sa division, Hair Diagnostix (HDX). HDX utilise la spectrométrie de masse pour détecter et mesurer la présence de produits chimiques dans les cheveux. Ce processus s'effectue en examinant de minuscules coupes transversales qui forment des séries temporelles à des résolutions aussi petites qu'un seul jour et pour des périodes globales pouvant aller jusqu'à plusieurs mois.

Les données individuelles des patients peuvent être utilisées pour diagnostiquer des maladies et l'exposition à des produits chimiques toxiques, surveiller la nutrition ou dépister l'usage de drogues ou le dopage. Les données peuvent également être regroupées dans des ensembles de données plus vastes afin de surveiller les caractéristiques et les tendances des populations. La technologie n'examine que le cœur du cheveu, qui n'est pas affecté par la contamination externe, et fonctionne avec des poils humains ou animaux.

Objectif

Développer et déployer des applications de la spectrométrie de masse pour l'analyse des cheveux afin de résoudre des problèmes dans les domaines de la santé, du développement pharmaceutique, de l'assurance maladie, du sport et de l'application de la loi, en mettant particulièrement l'accent sur l'alerte précoce et le suivi des maladies.

Défi

Mettre en place des processus et des procédures sûrs et fiables pour le suivi des échantillons et des travaux de laboratoire.

Lorsque notre jeune entreprise a été créée et a commencé à offrir ses services, nous recevions des échantillons provenant de nombreuses sources et devions en assurer le suivi à travers un ensemble de processus, de personnes et de lieux. Nos bureaux, nos installations de stockage et notre laboratoire se trouvaient tous dans des bâtiments différents.

Au cours des premiers mois de fonctionnement et de mise en place de nos protocoles, il y avait un risque d'égarer les échantillons. Après notre première année d'activité, la décision a été prise de déménager dans notre laboratoire actuel, nouvellement construit. Cela signifiait également que nous devions minimiser le risque de perte d'informations.

Solution

eLabJournal répond à tous les besoins scientifiques et commerciaux de Hair Diagnostix

Nous avons commencé par une base de données Access pour l'inventaire, mais elle ne répondait pas à tous nos autres besoins. Nous avons envisagé plusieurs systèmes de carnets de laboratoire électroniques, mais ils n'étaient axés que sur le travail scientifique en laboratoire et aucun ne couvrait l'ensemble de notre processus de travail, contrairement à ce que nous avons finalement choisi : eLabJournal.

eLabJournal a rendu le suivi des échantillons entrants et sortants simple et extrêmement fiable. Il fournit plusieurs niveaux de protection de la sécurité au niveau physique, du réseau, du cryptage des données, de l'application, de l'authentification et de l'autorisation de l'utilisateur. Les clients de Hair Diagnostix peuvent être assurés que la confidentialité de leurs données et informations ne sera pas compromise.

Les cahiers de laboratoire manuscrits ont été éliminés, et avec eux toute possibilité de perte, car eLabJournal Cloud est hébergé dans plusieurs centres de données certifiés ISO avec une haute disponibilité et une redondance totale, et les données sont sauvegardées en temps réel et archivées périodiquement dans un coffre-fort crypté hors site. Tous les cahiers de laboratoire sont désormais accessibles à tout utilisateur autorisé et à tout moment.

Résultat

Les flux de travail de Hair Diagnostix sont désormais plus fiables, plus sûrs et mieux documentés.

La mise en œuvre d'eLabJournal a rationalisé le flux de travail des échantillons et des informations des clients, le rendant encore plus efficace, plus fiable, plus sûr et plus défendable sur le plan juridique. Les utilisateurs autorisés au sein de l'entreprise et nos partenaires de recherche externes sont désormais en mesure de suivre l'état d'avancement des tests de manière fiable. Et comme les notes de laboratoire sont devenues numériques, tout utilisateur autorisé peut les lire de n'importe quel endroit et à n'importe quel moment, sans avoir à se battre avec une écriture indéchiffrable.

En repensant à cette période de développement trépidante, nous sommes heureux de conclure que, grâce à notre méthode de travail méticuleuse facilitée par eLabJournal, notre flux et notre stockage de données ont été sûrs et solides.