Hoe implementeer je een elektronisch labnotitieboek (ELN) in een bestaand lab?

Het bijhouden van belangrijke monsters, reagentia en gegevens is noodzakelijk voor een efficiënte werking van elk laboratorium. En als je laboratorium al een tijdje actief is, hebben jij en je collega's waarschijnlijk een proces ontwikkeld om al deze essentiële laboratoriumspullen te beheren.  

Hoe verloopt dat proces voor jou? 

Zijn er problemen die tijd en geld verspillen en resulteren in misplaatste monsters of gegevens? 

Ik heb veel laboratoria hun monsters, reagentia en gegevens zien beheren met behulp van traditionele papieren labnotitieboeken, die omslachtig, ongeorganiseerd en moeilijk doorzoekbaar kunnen zijn. Elektronische labnotitieboeken (ELN's) bieden daarentegen een moderne, digitale oplossing een oplossing voor deze problemen door onderzoekers in staat te stellen gegevens digitaal op te slaan, te organiseren en te delen. 

Eerder bespraken we een ELN implementeren in een gloednieuw lab. Degenen in laboratoria die al operationeel zijn, staan echter voor een grotere uitdaging: Het veranderen van "business as usual" voor een meer kosten- en tijdsefficiënt proces. Deze blog gaat over het implementeren van een ELN in een bestaand lab.

Stap 1: Evalueer uw behoeften

Voordat je een ELN kiest, is het belangrijk om de behoeften van je lab te evalueren. Overweeg de volgende vragen:

• Wat voor soort experimenten ga je uitvoeren?
•  Welke gegevens moet je vastleggen?
•  Hoe wil je deze gegevens organiseren?
•  Hoe ga je gegevens delen met collega's en medewerkers?
•  Moet je integreren met bestaande beheersystemen voor laboratoriuminformatie (LIMS)?
•  Hoeveel gebruikers hebben toegang tot het ELN nodig?
•  Wat is je budget?

Het beantwoorden van deze vragen zal je helpen om te bepalen welke ELN-oplossing geschikt is voor jouw lab. Zorg ervoor dat je iedereen in je lab raadpleegt, hun behoeften begrijpt en bespreekt wat een ELN moet bereiken zodat ze het kunnen gebruiken. 

Stap 2: Kies een ELN

Als je de behoeften van je lab hebt geëvalueerd, is het tijd om een ELN te kiezen dat aan die behoeften voldoet. Er zijn veel opties beschikbaar, van gratis en open-source oplossingen tot enterprise-platforms met geavanceerde functies. Om het selectieproces te begeleiden, kan het nuttig zijn om een evaluatiechecklist op te stellen. De evaluatiechecklist moet worden onderverdeeld in fasen die uw besluitvormingsproces weerspiegelen. 

Hier is een vereenvoudigde beoordelingschecklist die je kan helpen je selectie te beperken:

Fase 1

• Meerdere ELN-leveranciers identificeren waaruit u kunt kiezen

Fase 2

• Ga na of andere afdelingen momenteel een ELN gebruiken
• Neem contact op met IT en je inkoopafdeling om de verschillende beleidsregels voor inkoop te schetsen

Fase 3

• Een ELN-taakgroep opzetten
• Regelmatige vergaderingen opzetten om de voortgang van de ELN-selectie te bespreken

Fase 4

• Verschillende ELN-platforms interviewen en demonstreren
• Aanmelden voor proefprojecten (indien aangeboden)
• Genereer een lijst met must-haves en vragen
• Maak aantekeningen!

Fase 5

• De huidige en toekomstige reikwijdte van het ELN definiëren
• Schets het aantal benodigde gebruikers
• Verschillende ELN-mogelijkheden vergelijken met uw lijst van must-haves
• Schets de financieringsbron voor je ELN

Fase 6

• Evalueer je shortlist van leveranciers op basis van resultaten uit eerdere fasen
• Beperk je selectie tot 1-3 leveranciers
• Maak een selectie op basis van prijs versus mogelijkheden, werkrelatie met ELN-leverancier en algemeen gemak van implementatie in uw bestaande laboratorium

Stap 3: Het ELN instellen

Als je een ELN hebt gekozen, moet je het instellen voor je lab. Dit omvat meestal de volgende stappen:

• Maak gebruikersaccounts aan voor alle lableden die toegang nodig hebben tot het ELN.
•  Machtigingen en toegangscontroles instellen voor verschillende gebruikersniveaus.
•  De gegevensstructuur van het lab definiëren, inclusief naamgevingsconventies, mapindeling en submappen.
•  Maak sjablonen voor verschillende soorten experimenten of gegevensinvoer om consistentie te garanderen.
•  Configureer eventuele integraties met bestaande LIMS of andere laboratoriumsoftware (Bonus als je ELN wordt geleverd met een volledig geïntegreerd LIMS!)

Stap 4: Lableden trainen

Training van lableden om het ELN effectief te gebruiken is cruciaal zodra het ELN is ingesteld. Dit moet het volgende omvatten:

• Een overzicht van de functies en mogelijkheden van ELN.
•  Instructies voor het maken en organiseren van vermeldingen.
•  De beste manier om gegevens in te voeren is door consistente naamgevingsconventies te gebruiken en gedetailleerde aantekeningen te maken.
•  Richtlijnen voor het delen van gegevens en samenwerken met andere lableden.

Als de ELN-leverancier training en onboarding aanbiedt voor belangrijke gebruikers en lableden, dan raden we aan om hier zoveel mogelijk van te leren.

Stap 5: Het ELN bewaken en onderhouden

Als het ELN eenmaal operationeel is, is het belangrijk om het te controleren en te onderhouden om ervoor te zorgen dat het georganiseerd en effectief blijft. Dit kan het volgende inhouden:

• Regelmatig gegevens invoeren om ervoor te zorgen dat ze volledig en nauwkeurig zijn.
•  Waar nodig sjablonen en naamconventies bijwerken om de consistentie te verbeteren.
•  Problemen of fouten met het ELN oplossen.
•  Up-to-date blijven met software-updates en beveiligingspatches.

Het implementeren van een elektronisch labnotitieboek kan een aanzienlijke investering in tijd en middelen zijn, maar de voordelen van verbeterde organisatie, samenwerking en gegevensbeheer zijn het meer dan waard! Als je deze stappen volgt, kun je met succes een ELN implementeren in je bestaande lab en je onderzoek naar een hoger niveau tillen!

Neem vandaag nog contact op met eLabNext voor meer informatie over het implementeren van ons digitale labplatform in uw lab.