Cómo implantar un cuaderno electrónico de laboratorio (ELN) en un laboratorio existente

El seguimiento de muestras, reactivos y datos críticos es necesario para el funcionamiento eficaz de cualquier laboratorio. Y si su laboratorio lleva un tiempo funcionando, es probable que usted y sus colegas hayan desarrollado un proceso para gestionar todas estas "cosas" esenciales del laboratorio.  

¿Cómo te está funcionando el proceso? 

¿Existen problemas que hacen perder tiempo y dinero y dan lugar a muestras o datos extraviados? 

He visto cómo muchos laboratorios gestionan sus muestras, reactivos y datos utilizando los tradicionales cuadernos de laboratorio en papel, que pueden resultar engorrosos, desorganizados y difíciles de buscar. En cambio, los cuadernos electrónicos de laboratorio (ELN) ofrecen un solución moderna y digital a estos problemas permitiendo a los investigadores almacenar, organizar y compartir datos digitalmente. 

Anteriormente, hablamos de implantación de una ELN en un laboratorio nuevo. Sin embargo, los laboratorios que ya están en funcionamiento se enfrentan a un reto más importante: Cambiar "lo de siempre" por un proceso más eficiente en costes y tiempo. Este blog abordará la implantación de una ELN en un laboratorio ya existente.

Paso 1: Evalúe sus necesidades

Antes de seleccionar una ELN, es importante evaluar las necesidades de su laboratorio. Plantéese las siguientes preguntas:

• ¿Qué tipo de experimentos va a realizar?
•  ¿Qué datos tendrá que registrar?
•  ¿Cómo quiere organizar estos datos?
•  ¿Cómo compartirá los datos con colegas y colaboradores?
•  ¿Necesitará integrarse con los sistemas de gestión de la información de laboratorio (LIMS) existentes?
•  ¿Cuántos usuarios necesitarán acceder a la ELN?
•  ¿Cuál es su presupuesto?

Responder a estas preguntas le ayudará a determinar qué solución de ELN es la adecuada para su laboratorio. Asegúrate de consultar a todos los miembros de tu laboratorio, comprender sus necesidades y discutir qué debe conseguir una ELN para que la utilicen. 

Paso 2: Elegir un ELN

Una vez que hayas evaluado las necesidades de tu laboratorio, es hora de seleccionar una ELN que cubra esas necesidades. Hay muchas opciones disponibles, desde soluciones gratuitas y de código abierto hasta plataformas de nivel empresarial con funciones avanzadas. Para navegar por su proceso de selección, puede ser beneficioso crear una lista de comprobación de evaluación. La lista de comprobación debe dividirse en fases para reflejar el proceso de toma de decisiones. 

He aquí una lista de comprobación simplificada que puede ayudarle a reducir su selección:

Fase 1

• Identificar varios proveedores de ELN entre los que elegir

Fase 2

• Identifique si algún otro departamento utiliza actualmente una ELN
• Póngase en contacto con el departamento de informática y con el de compras para definir las distintas políticas de compra.

Fase 3

• Creación de un grupo de trabajo ELN
• Organizar reuniones periódicas para debatir los avances en la selección del ELN.

Fase 4

• Entrevista y demostración de diferentes plataformas ELN
• Inscribirse en pruebas (si se ofrecen)
• Elabore una lista de requisitos y preguntas
• ¡Toma nota!

Fase 5

• Definir el alcance actual y futuro de la ELN
• Esbozar el número de usuarios necesarios
• Cruza varias funciones de ELN con tu lista de imprescindibles
• Describa la fuente de financiación de su ELN

Fase 6

• Evalúe su lista de proveedores basándose en los resultados de las fases anteriores.
• Limite su selección a 1-3 proveedores
• Haga una selección basada en el precio frente a las capacidades, la relación de trabajo con el proveedor de ELN y la facilidad general de implementación en su laboratorio existente.

Paso 3: Configurar la ELN

Una vez que haya seleccionado una ELN, tendrá que configurarla para su laboratorio. Esto normalmente implica los siguientes pasos:

• Cree cuentas de usuario para todos los miembros del laboratorio que necesitarán acceso a la ELN.
•  Establecer permisos y controles de acceso para distintos niveles de usuarios.
•  Defina la estructura de datos del laboratorio, incluidas las convenciones de nomenclatura, la organización de carpetas y las subcarpetas.
•  Establezca plantillas para distintos tipos de experimentos o entradas de datos para garantizar la coherencia.
•  Configure cualquier integración con LIMS existentes u otro software de laboratorio (¡bono si su ELN viene con un LIMS totalmente integrado!)

Paso 4: Formar a los miembros del laboratorio

Una vez instalada la ELN, es fundamental formar a los miembros del laboratorio para que puedan utilizarla con eficacia. Esto debe incluir:

• Una visión general de las características y capacidades de la ELN.
•  Instrucciones para crear y organizar entradas.
•  Las mejores prácticas de introducción de datos incluyen el uso de convenciones de nomenclatura coherentes y el registro de notas detalladas.
•  Directrices para compartir datos y colaborar con otros miembros del laboratorio.

Si el proveedor de la ELN ofrece formación e incorporación para usuarios clave y miembros del laboratorio, recomendamos encarecidamente aprender todo lo posible de ellos.

Paso 5: Supervisar y mantener la ELN

Una vez que la ELN está en funcionamiento, es importante supervisarla y mantenerla para garantizar su organización y eficacia. Esto puede incluir:

• Revisar periódicamente las entradas de datos para garantizar que son completas y exactas.
•  Actualizar las plantillas y las convenciones de nomenclatura según sea necesario para mejorar la coherencia.
•  Resolución de problemas o errores con la ELN.
•  Mantenerse al día de las actualizaciones de software y los parches de seguridad.

La implantación de un cuaderno de laboratorio electrónico puede suponer una importante inversión de tiempo y recursos, pero los beneficios de una mejor organización, colaboración y gestión de datos merecen la pena. Si sigues estos pasos, podrás implantar con éxito una ELN en tu laboratorio y llevar tu investigación al siguiente nivel.

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