Wie man ein elektronisches Laborjournal (ELN) in ein bestehendes Labor einführt

Der Überblick über wichtige Proben, Reagenzien und Daten ist für den effizienten Betrieb eines jeden Labors unerlässlich. Und wenn Ihr Labor schon eine Weile in Betrieb ist, haben Sie und Ihre Kollegen wahrscheinlich ein Verfahren für die Verwaltung all dieser wichtigen Labor-"Dinge" entwickelt.  

Und wie läuft dieser Prozess für Sie ab? 

Gibt es Probleme, die Zeit und Geld verschwenden und dazu führen, dass Proben oder Daten verlegt werden? 

Ich habe gesehen, dass viele Labors ihre Proben, Reagenzien und Daten mit herkömmlichen Papier-Labornotizbüchern verwalten, die umständlich, unorganisiert und schwer zu durchsuchen sein können. Im Gegensatz dazu bieten elektronische Laborjournale (ELNs) eine moderne, digitale Lösung auf diese Probleme, indem sie Forschern die Möglichkeit geben, Daten digital zu speichern, zu organisieren und gemeinsam zu nutzen. 

Zuvor haben wir Folgendes besprochen Einführung eines ELN in einem brandneuen Labor. Diejenigen, die bereits in den Labors arbeiten, stehen jedoch vor einer noch größeren Herausforderung: Die Umstellung von "Business as usual" auf einen kosten- und zeiteffizienteren Prozess. In diesem Blog geht es um die Implementierung eines ELN in einem bestehenden Labor.

Schritt 1: Evaluieren Sie Ihren Bedarf

Bevor Sie sich für ein ELN entscheiden, ist es wichtig, die Bedürfnisse Ihres Labors zu ermitteln. Berücksichtigen Sie die folgenden Fragen:

• Welche Arten von Experimenten werden Sie durchführen?
•  Welche Daten müssen Sie erfassen?
•  Wie wollen Sie diese Daten organisieren?
•  Wie werden Sie Daten mit Kollegen und Mitarbeitern austauschen?
•  Müssen Sie sich in bestehende Laborinformationsmanagementsysteme (LIMS) integrieren?
•  Wie viele Nutzer werden Zugang zum ELN benötigen?
•  Wie hoch ist Ihr Budget?

Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen helfen, die richtige ELN-Lösung für Ihr Labor zu finden. Stellen Sie sicher, dass Sie sich mit allen Mitarbeitern Ihres Labors austauschen, ihre Bedürfnisse verstehen und besprechen, was ein ELN leisten muss, damit sie es nutzen können. 

Schritt 2: Wählen Sie einen ELN

Nachdem Sie die Anforderungen Ihres Labors ermittelt haben, ist es an der Zeit, ein ELN auszuwählen, das diesen Anforderungen gerecht wird. Es gibt viele Optionen, von kostenlosen und Open-Source-Lösungen bis hin zu Unternehmensplattformen mit erweiterten Funktionen. Um sich bei der Auswahl zurechtzufinden, kann es von Vorteil sein, eine Evaluierungs-Checkliste zu erstellen. Die Checkliste sollte in Phasen unterteilt werden, die Ihren Entscheidungsprozess widerspiegeln. 

Hier finden Sie eine vereinfachte Checkliste, die Ihnen helfen kann, Ihre Auswahl einzugrenzen:

Phase 1

• Identifizieren Sie mehrere ELN-Anbieter, unter denen Sie wählen können

Phase 2

• Ermitteln Sie, ob andere Abteilungen derzeit ein ELN verwenden.
• Wenden Sie sich an die IT-Abteilung und Ihre Beschaffungsabteilung, um die verschiedenen Richtlinien für den Einkauf zu erläutern.

Phase 3

• Einrichtung einer ELN-Taskforce
• Einrichtung regelmäßiger Sitzungen zur Erörterung der Fortschritte bei der ELN-Auswahl

Phase 4

• Interview und Demo verschiedener ELN-Plattformen
• Melden Sie sich für Testversuche an (falls angeboten)
• Erstellen Sie eine Liste von Must-haves und Fragen
• Machen Sie sich Notizen!

Phase 5

• Definition des aktuellen und zukünftigen Anwendungsbereichs des ELN
• Geben Sie die Anzahl der benötigten Benutzer an
• Verknüpfen Sie verschiedene ELN-Funktionen mit Ihrer Liste der "Must-haves".
• Skizzieren Sie die Finanzierungsquelle für Ihr ELN

Phase 6

• Bewerten Sie Ihre Auswahlliste von Anbietern auf der Grundlage der Ergebnisse der vorherigen Phasen
• Beschränken Sie Ihre Auswahl auf 1-3 Anbieter
• Treffen Sie eine Auswahl auf der Grundlage des Verhältnisses zwischen Preis und Funktionen, der Zusammenarbeit mit dem ELN-Anbieter und der allgemeinen Einfachheit der Implementierung in Ihrem bestehenden Labor.

Schritt 3: Einrichten des ELN

Sobald Sie ein ELN ausgewählt haben, müssen Sie es für Ihr Labor einrichten. Dazu gehören in der Regel die folgenden Schritte:

• Erstellen Sie Benutzerkonten für alle Labormitglieder, die Zugang zum ELN benötigen.
•  Festlegung von Berechtigungen und Zugriffskontrollen für verschiedene Benutzerebenen.
•  Definieren Sie die Datenstruktur des Labors, einschließlich Namenskonventionen, Ordnerorganisation und Unterordner.
•  Erstellen Sie Vorlagen für verschiedene Arten von Experimenten oder Dateneinträgen, um die Konsistenz zu gewährleisten.
•  Konfigurieren Sie alle Integrationen mit bestehenden LIMS oder anderer Laborsoftware (Bonus, wenn Ihr ELN mit einem vollständig integrierten LIMS geliefert wird!)

Schritt 4: Schulung der Labormitglieder

Sobald das ELN eingerichtet ist, ist es wichtig, die Labormitglieder in der effektiven Nutzung des ELN zu schulen. Dies sollte Folgendes beinhalten:

• Ein Überblick über die Funktionen und Möglichkeiten des ELN.
•  Anweisungen zum Erstellen und Organisieren von Einträgen.
•  Zu den besten Praktiken bei der Dateneingabe gehören die Verwendung einheitlicher Namenskonventionen und die Aufzeichnung detaillierter Notizen.
•  Richtlinien für die gemeinsame Nutzung von Daten und die Zusammenarbeit mit anderen Labormitgliedern.

Wenn der ELN-Anbieter Schulungen und Onboarding für wichtige Benutzer und Labormitglieder anbietet, empfehlen wir, so viel wie möglich von diesen zu lernen.

Schritt 5: Überwachen und Pflegen des ELN

Sobald das ELN eingerichtet und in Betrieb ist, ist es wichtig, es zu überwachen und zu pflegen, um sicherzustellen, dass es organisiert und effektiv bleibt. Dies kann Folgendes beinhalten:

• Regelmäßige Überprüfung der Dateneingaben, um sicherzustellen, dass sie vollständig und korrekt sind.
•  Aktualisierung von Vorlagen und Benennungskonventionen, um die Konsistenz zu verbessern.
•  Behebung von Problemen oder Fehlern mit dem ELN.
•  Immer auf dem neuesten Stand bei Software-Updates und Sicherheits-Patches bleiben.

Die Einführung eines elektronischen Labornotizbuchs kann eine beträchtliche Investition an Zeit und Ressourcen bedeuten, aber die Vorteile einer verbesserten Organisation, Zusammenarbeit und Datenverwaltung sind es allemal wert! Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie ein ELN erfolgreich in Ihrem bestehenden Labor einführen und Ihre Forschung auf die nächste Stufe heben!

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