Hoe u uw laboratoriumruimte kunt organiseren met behulp van voorraadbeheersoftware en Lean Sigma 5S

Ik ga je een geheim vertellen dat een revolutie teweeg zal brengen in de manier waarop je je dagelijkse laboratoriumactiviteiten uitvoert.

Zoals je misschien al aan de titel kon zien, kan de organisatie en efficiëntie in het lab worden verbeterd door gebruik te maken van het Lean Sigma 5S-programma en robuuste voorraadbeheersoftware. 

Nu vraag je jezelf waarschijnlijk af: "Wat is 5S en wat heeft het te maken met voorraadbeheersoftware?".

In de volgende blog vind je alle antwoorden die je nodig hebt! 

Wat is het 5S-programma?

Werken in een rommelige, ongeorganiseerde laboratoriumomgeving kan frustrerend zijn. Het maakt het werk niet alleen moeilijk, het kan ook verstrekkende gevolgen hebben voor de productiviteit en de financiën! Ik heb geleerd dat werken in een rommelige omgeving leidt tot werk van lage kwaliteit en tijdverspilling, wat nadelige emotionele gevolgen heeft. 

Het 5S-programma is een fundamenteel onderdeel van Lean Sigma, een methodologie die erop gericht is verspilling te elimineren en de efficiëntie van organisaties te verbeteren. Het 5S-programma bestaat uit vijf stappen om organisaties te helpen een schone, georganiseerde werkplek te creëren en te behouden. 

De vijf stappen zijn:

1. Sorteren: De eerste stap is om alle spullen op de werkplek te sorteren en te bepalen welke spullen nodig zijn en welke niet. Onnodige spullen moeten worden verwijderd, zodat er ruimte vrijkomt en er minder rommel is.
2. Op volgorde: De tweede stap is het logisch ordenen van de resterende items. Dit houdt in dat de meest efficiënte locatie voor elk item moet worden bepaald en dat de opslagruimtes moeten worden gelabeld of gemarkeerd, zodat werknemers gemakkelijk kunnen vinden wat ze nodig hebben.
3. Glans: De derde stap is het grondig schoonmaken van de werkplek. Dit houdt in dat al het vuil moet worden verwijderd en dat ervoor moet worden gezorgd dat de apparatuur correct wordt onderhouden en in goede staat verkeert.
4. Standaardiseren: De vierde stap is het opstellen van duidelijke normen voor hoe de werkplek georganiseerd en onderhouden moet worden. Dit omvat het opstellen van richtlijnen en checklists die werknemers moeten volgen.
5. Aanhouden: De vijfde en laatste stap is om van het 5S-programma een continu proces te maken dat geïntegreerd is in de cultuur van de organisatie. Dit houdt in dat werknemers worden opgeleid, dat de voortgang wordt gecontroleerd en dat het programma voortdurend wordt verbeterd.

In het algemeen is het 5S-programma een eenvoudige maar effectieve manier om de efficiëntie en productiviteit op de werkplek te verbeteren door een schone en georganiseerde omgeving te creëren.

Hoe verbetert 5S het voorraadbeheer?

Het 5S-programma kan worden toegepast op voorraadbeheer in veel laboratoriumomgevingen om de efficiëntie te verbeteren, verspilling tegen te gaan en de nauwkeurigheid te verhogen. Hier zijn enkele manieren om het 5S-programma te gebruiken om het voorraadbeheer te verbeteren:

1. Sorteren: Bij voorraadbeheer identificeert sorteren traaglopende of verouderde items en verwijdert ze uit de inventaris, waardoor kostbare opslagruimte vrijkomt en de inventariskosten dalen.
2. Op volgorde: De resterende inventaris moet logisch worden gerangschikt zodra overbodige items zijn verwijderd. Dit kan bijvoorbeeld door items te groeperen op type, grootte of gebruiksfrequentie. Het labelen of markeren van opslaglocaties kan werknemers ook helpen om benodigde items snel terug te vinden.
3. Glans: Het regelmatig schoonmaken en onderhouden van de inventarisopslagruimte kan schade aan items voorkomen en het risico van verloren of zoekgeraakte inventaris verkleinen. Schoonmaken kan ook helpen bij het identificeren van items die beschadigd of niet langer nodig zijn.
4. Standaardiseren: Het ontwikkelen van standaard werkprocedures (SOP's) voor voorraadbeheer kan ervoor zorgen dat de inventaris consistent wordt opgeslagen, gelabeld en bijgehouden. SOP's kunnen ook helpen bij het identificeren van problemen of gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.
5. Aanhouden: Regelmatige training en controle kunnen ervoor zorgen dat het 5S-programma voor voorraadbeheer consequent wordt gevolgd. Dit kan ook kansen bieden voor voortdurende verbetering door het identificeren en aanpakken van problemen die zich voordoen.

Hoe het 5S-programma te gebruiken met software voor voorraadbeheer

Door het 5S Lean Sigma-programma te integreren met voorraadbeheersoftware kunnen organisaties hun voorraadbeheerprocessen verder stroomlijnen. Hier volgen enkele manieren om het 5S-programma te integreren met voorraadbeheersoftware:

1. Sorteren: Software voor voorraadbeheer kan helpen om minder gebruikte artikelen te identificeren. Door gegevens zoals de verkoopgeschiedenis en de omloopsnelheid van de inventaris te analyseren, kan de software rapporten genereren om te helpen bepalen welke items uit de inventaris moeten worden verwijderd.
2. Op volgorde: Met software voor voorraadbeheer kunnen aanpasbare velden worden ingesteld om items bij te houden op type, grootte of gebruiksfrequentie. Het kan ook functies bieden voor het automatisch labelen of markeren van inventarisitems.
3. Glans: Software voor inventarisbeheer kan helpen bij het regelmatig schoonmaken en onderhouden van de opslagruimte voor de inventaris. De software kan rapporten genereren om items te identificeren die beschadigd of niet langer nodig zijn. Het kan ook worden gebruikt om onderhouds- en schoonmaakschema's bij te houden.
4. Standaardiseren: Software voor inventarisbeheer kan SOP's opstellen voor inventarisbeheer. Deze procedures kunnen richtlijnen bevatten voor het opslaan, labelen en volgen van voorraaditems. De software kan ook worden gebruikt om deze procedures af te dwingen en ervoor te zorgen dat ze worden gevolgd.
5. Aanhouden: Inventarisbeheersoftware kan zorgen voor regelmatige training en controle om ervoor te zorgen dat het 5S-programma consequent wordt gevolgd. De software kan rapporten genereren die de naleving van het 5S-programma bijhouden en gebieden identificeren die voor verbetering vatbaar zijn.

Door het 5S-programma te integreren met voorraadbeheersoftware kan uw laboratorium veel van de taken die bij het 5S-programma komen kijken stroomlijnen en automatiseren, waardoor het gemakkelijker wordt om een schone, georganiseerde en efficiënte voorraadopslag te handhaven.

Conclusie

Organisatietechnieken en -hulpmiddelen zoals het 5S-programma en inventarisbeheersoftware zijn essentieel om een schone en efficiënte laboratoriumomgeving te behouden. Het 5S-programma, met zijn vijf fundamentele stappen, biedt een eenvoudige maar zeer effectieve aanpak voor het cultiveren van een schone en georganiseerde werkplek. Deze principes kunnen naadloos worden toegepast op voorraadbeheer, waardoor verspilling wordt verminderd, de nauwkeurigheid wordt verbeterd en uw organisatie kostbare middelen bespaart. 

Ik kan je uit de eerste hand vertellen dat deze tools levensveranderend zijn en het verschil zullen maken in het runnen van jouw bedrijf. Als je wil weten hoe eLabNext de werking van jouw labo kan veranderen, contacteer ons hier!