eLabBlog

Beste werkwijzen voor inventarisbeheer in laboratoria 

Door eLabNext 6 min lezen 10 apr 2024

Het optimaliseren van het voorraadbeheer in uw laboratorium is niet alleen cruciaal om de dagelijkse werkzaamheden soepel te laten verlopen, maar ook om de integriteit en veiligheid van het onderzoek te waarborgen. Dankzij de opkomst van slimme digitale laboplossingen worden traditionele, papieren inventarislijsten snel overbodig. 

In deze blog belichten we:

  • Waarom efficiënt voorraadbeheer essentieel is
  • Wat labinventarisbeheer inhoudt
  • Beste praktijken voor inventarisbeheer in laboratoria
  • De voordelen van het digitaliseren van het inventarisbeheer van uw laboratorium

Robuust voorraadbeheer zou de ruggengraat moeten zijn van elke succesvolle laboratoriumoperatie. Desondanks blijven veel laboratoria verouderde methodes gebruiken, zoals het bijhouden van de inventaris op papier, wat leidt tot inefficiëntie, verspilling en mogelijke fouten. Cutting-edge digitale oplossingen, zoals eLabInventory-eLabNext's vlaggenschip voorraadbeheersysteem, revolutioneren de manier waarop laboratoria hun middelen beheren en opvolgen. 

Ben je klaar om de kunst van het beheer van laboratoriumvoorraden onder de knie te krijgen? Lees verder voor onze best practices en toptips om je te helpen een optimale organisatie, efficiëntie en kostenbesparing in je laboratorium te bereiken. 

Waarom is efficiënt voorraadbeheer essentieel?

Efficiënt beheer van labinventaris is de basis voor succesvolle dagelijkse laboperaties. Het geeft laboratoriumpersoneel gestroomlijnde toegang tot de benodigde middelen, minimaliseert verspilling en verlaagt kosten, terwijl het de algehele laboratoriumproductiviteit verbetert. Door de inventarisinfrastructuur en -processen te standaardiseren, kunnen laboratoria de onderzoeksintegriteit behouden door te zorgen voor een consistente organisatie, opslag en toepassing van reagentia en materialen.

Het maximaliseren van de efficiëntie van voorraadbeheersystemen is essentieel voor een grote verscheidenheid aan laboratoria en klinische instellingen. Van biobanken tot academische onderzoekslaboratoria, contractonderzoeksorganisaties, commerciële laboratoria en pathologieafdelingen in ziekenhuizen; gestandaardiseerd voorraadbeheer is essentieel om ervoor te zorgen dat laboratoriumactiviteiten robuust en betrouwbaar blijven.

Wat houdt het beheer van labinventaris in?

Labinventarisbeheer omvat alle activiteiten die te maken hebben met de aankoop, behandeling, opslag en het toezicht op laboratoriummaterialen en -apparatuur. Het belang van dit proces kan niet worden overschat, omdat het te maken heeft met de beschikbaarheid en kwaliteit van de kritieke componenten die nodig zijn voor wetenschappelijke activiteiten. 

Typische inventarisbeheerprocessen omvatten het bijhouden van voorraadniveaus van reagentia, zorgen voor een correcte inkoop en toezicht houden op het juiste gebruik en de opslag van gevoelige materialen. Traditionele inventarisatiepraktijken, zoals het bijhouden van inventarislogboeken op papier, kunnen deze uitdagingen vaak niet effectief aan vanwege de gesegmenteerde en ontoegankelijke aard ervan en de gevoeligheid voor menselijke fouten.

Beste praktijken voor inventarisbeheer in laboratoria

Er kunnen aanzienlijke voordelen worden behaald door een robuust voorraadbeheer in het lab in te voeren. Door deze best practices toe te passen, kunt u niet alleen zorgen voor een soepelere operationele stroom binnen uw laboratorium, maar ook potentiële fouten aanzienlijk beperken, de naleving van veiligheidsvoorschriften verbeteren en aanzienlijke kostenbesparingen realiseren.

1. Regelmatige voorraad-/inventariscontroles uitvoeren

Regelmatige voorraadcontroles houden de balans van de laboratoriuminventaris op peil, voorkomen de opeenhoping van onnodige items en identificeren de items die verlopen zijn of bijna verlopen zijn. Deze praktijk is cruciaal omdat verlopen materialen kunnen leiden tot verstoringen van het onderzoek en mislukte experimenten. Consistente voorraadcontroles kunnen verspilling minimaliseren, het budgetgebruik optimaliseren en kwaliteitscontrole in het lab helpen handhaven. 

2. Nauwkeurige etikettering en documentatie

Grondige etikettering en het bijhouden van gegevens zijn van fundamenteel belang voor een naadloze werking van het lab. Als dit niet goed gebeurt, kunnen etiketteringsfouten leiden tot besmette monsters, onjuist gebruik van materialen en andere kostbare fouten. Juiste documentatie en etikettering kunnen de reproduceerbaarheid en betrouwbaarheid van onderzoek aanzienlijk verbeteren en uiteindelijk de integriteit van het werk van een laboratorium behouden.

3. Zorg voor de juiste opslagomstandigheden

Het bewaren van reagentia en monsters onder optimale omstandigheden is essentieel voor het behoud van hun integriteit. Dit omvat het toepassen van goede beheerspraktijken voor koelopslag, zoals regelmatig ontdooien, rotatie van schappen en het vermijden van grote lege ruimtes in koelkasten. Het is van vitaal belang om de opslagtermijnen van gevoelige materialen in de gaten te houden, omdat ze onbruikbaar kunnen worden door blootstelling aan hitte, kou of vocht.

4. Hanteer een first-in, first-out beleid

Door oudere voorraden als eerste te gebruiken, wordt het risico verkleind dat items waarvan de houdbaarheidsdatum is verstreken, moeten worden weggegooid en kunnen de kosten efficiënter worden beheerd. Dit systeem zorgt ervoor dat materialen worden gebruikt in de volgorde waarin ze zijn ontvangen, zodat er minder afval is en alle items worden gebruikt voordat hun houdbaarheidsdatum is verstreken. 

5. Ga aan boord met digitale voorraadbeheersystemen

Digitale labinventarisatiesystemen bieden een kant-en-klare oplossing voor het volgen en beheren van labinventaris. Door het voorraadbeheer van je lab te digitaliseren, kun je moeiteloos materiaalgebruik, voorraadniveaus, vervaldata, instrumentonderhoud en meer controleren. Door het voorraadbeheer in het hele laboratorium te standaardiseren, kunnen digitale systemen menselijke fouten aanzienlijk verminderen, verspilling minimaliseren en het kostengebruik optimaliseren. 

De voordelen van het digitaliseren van het inventarisbeheer van uw laboratorium

Digitalisering is verreweg de meest effectieve manier om ervoor te zorgen dat het voorraadbeheer in uw laboratorium efficiënt en duurzaam blijft. eLabInventory, ons vlaggenschip op het gebied van voorraadbeheer in laboratoria, is een krachtige en flexibele oplossing die is ontworpen om het voorraadbeheer in laboratoria te vereenvoudigen. 

Met eLabInventory kunt u moeiteloos alle aspecten van het bijhouden van voorraden beheren, van inkoop en voorraadcontroles tot opslag en gebruikscontrole. Met een robuust slim digitaal systeem beschikt uw lab over een solide basis voor succesvolle onderzoeksresultaten en gestroomlijnde workflows. Van kleine startende laboratoria tot grote instellingen, eLabInventory kan op maat worden gemaakt om aan uw specifieke eisen te voldoen. 

Laten we eens kijken naar een aantal slimme digitale functies die de processen voor het beheer van je labinventaris kunnen verbeteren:

Visualiseer je hele inventaris

Labinventarisbeheersystemen helpen u bij het digitaal visualiseren van uw gehele labinventaris, waardoor het eenvoudig wordt om monsters en specimens in uw labopslag te doorzoeken en te lokaliseren. Labinventarisbeheersystemen bieden een gecentraliseerd platform voor alle belangrijke inventarisinformatie, waaronder het volgen van monsters, opslaglocaties, voorraadniveaus en inkoopinformatie. Ze bieden alle laboratoriummedewerkers toegang tot nauwkeurige en actuele opslaggegevens in realtime.

Inkoopprocessen stroomlijnen

Handmatige inkoop van belangrijke laboratoriumreagentia kan vervelend zijn, vooral als er meerdere leveranciers bij betrokken zijn. Met het juiste voorraadbeheersysteem voor laboratoria kun je je inkoopprocedures stroomlijnen door aankopen te automatiseren wanneer de voorraad een vooraf gedefinieerde waarde bereikt. Deze functie verbetert de kostenefficiëntie en vermindert mogelijke vertragingen in de laboratoriumprocessen. Bovendien minimaliseert het digitaal opslaan van alle inkoopinformatie onjuiste bestellingen door menselijke fouten.

Profiteer van automatisering van streepjescodes

Een van de belangrijkste voordelen van het digitaliseren van uw labinventarisbeheer is de implementatie van barcodetechnologie. Met digitale oplossingen zoals eLabInventory kunt u snel barcodes genereren voor al uw laboratoriummaterialen en -apparatuur, waardoor het traceren en gebruik wordt gestroomlijnd en automatische nabestellingsprocessen worden vergemakkelijkt. Automatisering van barcodes vermindert de tijd die besteed wordt aan handmatige voorraadcontroles aanzienlijk.

Verhoogde biobanking bereiken

Biobanken, waar biologische monsters worden opgeslagen voor onderzoek en diagnostiek, vereisen een robuust voorraadbeheer. Met labinventarisbeheersystemen zoals eLabInventory kunnen biobanken hun processen verbeteren door het digitaliseren van het labelen en volgen van monsters, optimale opslagomstandigheden, vereisten voor celpassage en nog veel meer.

Wat zijn de voordelen van digitalisering voor biobanken?

Lees onze whitepaper: Het beste digitale platform kiezen voor uw biobank

Gebruikersrollen en -rechten aanpassen

Door beheersystemen voor laboratoriuminventaris te integreren in uw laboratorium, kunt u individuele gebruikersrollen en -rechten toewijzen, zodat alleen bevoegd personeel toegang heeft tot gevoelige informatie en inkoopmogelijkheden. Deze functie helpt de integriteit van gegevens te behouden en minimaliseert het risico op ongeoorloofd gebruik of zoekraken van waardevolle materialen.

Downtime van instrumenten verminderen  

Laboratoriumapparatuur en -instrumenten zijn waardevolle activa die zorgvuldig onderhouden en beheerd moeten worden om hun levensduur te garanderen. Met beheersystemen voor laboratoriuminventaris kunt u het gebruik van instrumenten, onderhoudsschema's en kalibratiegegevens digitaal controleren. Deze functie helpt uw laboratorium om de stilstandtijd van instrumenten door onverwachte storingen te verminderen en tegelijkertijd optimale prestaties te garanderen.

Ontgrendel meer functies met ELN-connectiviteit 

eLabInventory functioneert niet alleen als een standalone platform, maar kan ook worden geïntegreerd met ons ELN-systeem (Electronic Lab Notebook), eLabJournal. Deze integratie maakt het mogelijk om monsters en reagentia te koppelen aan onderzoeksgegevens, waardoor een verbeterde gegevenskoppeling, robuuste audit trails en eenvoudiger terugvinden van gegevens mogelijk wordt. Met ELN-connectiviteit kan uw lab verbeterde kwaliteitscontroleprocessen, vereenvoudigde samenwerking en gestroomlijnde onderzoeksworkflows bereiken.

Ontdek de kracht van ons eigen ELN, eLabJournal

Tijd om digitaal te gaan?

De verschuiving naar digitaal voorraadbeheer is niet zomaar een trend, maar een noodzakelijke evolutie in laboratoriumoperaties. Het implementeren van een systeem zoals eLabInventory van eLabNext kan leiden tot substantiële verbeteringen in operationele efficiëntie, kostenefficiëntie en onderzoeksoutput, waardoor het een waardevolle investering is voor elk laboratorium dat streeft naar wetenschappelijke uitmuntendheid.

Zet de volgende stap naar het optimaliseren van het voorraadbeheer in uw laboratorium!

Ontdek eLabInventory en alle voordelen die het kan bieden voor de activiteiten in uw laboratorium

Aanbevolen Voor jou

3 min lezen 11 juli 2024
Door Zareh Zurabyan

Valkuilen van AI in biowetenschappelijke laboratoria

Van gegevenskwaliteit tot ethische overwegingen: leer hoe u de uitdagingen van AI het hoofd kunt bieden en tegelijkertijd de integratie kunt optimaliseren voor verbeterde laboratoriumactiviteiten.

Lees meer
8 min lezen 09 juli 2024
Door eLabNext

Onze gids voor het optimaliseren van de inkoop van laboratoria

Leer hoe u de inkoop in laboratoria kunt optimaliseren als onderdeel van een robuust voorraadbeheer. Ontdek best practices en stroomlijn laboperaties.

Lees meer
10 min lezen 04 juli 2024
Door Zareh Zurabyan

Hoe zal systematisch AI-gebruik de biotechnologische industrie beïnvloeden?

Leer meer over de belangrijkste aspecten, uitdagingen en een duurzaam toekomstpad voor het implementeren van AI in biotechnologische laboratoria.

Lees meer

Zet vandaag de eerste stap
naar een All Digital Lab!

Plan een persoonlijke demo voor deskundige begeleiding en een gratis evaluatie van uw labworkflow.

nl_NLNL