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Bewährte Praktiken für die Verwaltung von Laborinventar 

von eLabNext 6 Minuten lesen 10 Apr 2024

Die Optimierung der Bestandsverwaltung in Ihrem Labor ist nicht nur für die Aufrechterhaltung des täglichen Betriebsablaufs, sondern auch für die Wahrung der Integrität und Sicherheit der Forschung von entscheidender Bedeutung. Dank des Aufkommens intelligenter digitaler Laborlösungen werden herkömmliche, papierbasierte Inventarprotokolle schnell überflüssig. 

In diesem Blog werden wir das Thema beleuchten:

  • Warum eine effiziente Bestandsverwaltung unerlässlich ist
  • Was die Verwaltung des Laborinventars beinhaltet
  • Bewährte Praktiken für die Verwaltung von Laborinventar
  • Die Vorteile der Digitalisierung der Bestandsverwaltung in Ihrem Labor

Eine solide Bestandsverwaltung sollte das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Laborbetriebs sein. Trotzdem verwenden viele Labore weiterhin veraltete Methoden wie die papierbasierte Bestandserfassung, was zu Ineffizienz, Verschwendung und potenziellen Fehlern führt. Modernste digitale Lösungen wie eLabInventory, das Flaggschiff unter den Bestandsverwaltungssystemen von eLabNext, revolutionieren die Art und Weise, wie Labore ihre Ressourcen verwalten und verfolgen. 

Sind Sie bereit, die Kunst der Bestandsverwaltung im Labor zu meistern? Lesen Sie unsere Best Practices und Top-Tipps, die Ihnen helfen, Ihr Labor optimal zu organisieren, effizient zu arbeiten und Kosten zu sparen. 

Warum ist eine effiziente Bestandsverwaltung so wichtig?

Eine effiziente Verwaltung des Laborinventars ist die Grundlage für einen erfolgreichen Laboralltag. Sie ermöglicht dem Laborpersonal einen rationellen Zugriff auf die erforderlichen Ressourcen, minimiert die Verschwendung und senkt die Kosten, während sie gleichzeitig die Gesamtproduktivität des Labors verbessert. Durch die Standardisierung der Bestandsinfrastruktur und -prozesse können Labore die Integrität ihrer Forschung wahren, indem sie eine einheitliche Organisation, Lagerung und Anwendung von Reagenzien und Materialien sicherstellen.

Die Maximierung der Effizienz von Bestandsverwaltungssystemen ist für eine Vielzahl von Labor- und Klinikeinrichtungen von entscheidender Bedeutung. Von Biobanken über akademische Forschungslabors und Auftragsforschungsinstitute bis hin zu kommerziellen Labors und pathologischen Abteilungen in Krankenhäusern - eine standardisierte Bestandsverwaltung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass der Laborbetrieb stabil und zuverlässig bleibt.

Was beinhaltet die Verwaltung des Laborinventars?

Die Verwaltung des Laborinventars umfasst alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Beschaffung, Handhabung, Lagerung und Überwachung von Labormaterialien und -geräten. Die Bedeutung dieses Prozesses kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden, denn es geht um die Verfügbarkeit und Qualität der für den wissenschaftlichen Betrieb erforderlichen kritischen Komponenten. 

Zu den typischen Prozessen der Bestandsverwaltung gehören die Verfolgung der Bestände an Reagenzien, die Sicherstellung der korrekten Beschaffung und die Überwachung der ordnungsgemäßen Verwendung und Lagerung sensibler Materialien. Herkömmliche Inventarisierungsverfahren, wie das Führen von papierbasierten Inventarbüchern, können diesen Herausforderungen oft nicht gerecht werden, da sie segmentiert und unzugänglich sind und zudem anfällig für menschliche Fehler sind.

Bewährte Praktiken für die Verwaltung von Laborinventar

Durch die Einführung einer soliden Bestandsverwaltung im Labor lassen sich erhebliche Vorteile erzielen. Durch die Einführung dieser bewährten Verfahren können Sie nicht nur einen reibungsloseren Betriebsablauf in Ihrem Labor gewährleisten, sondern auch potenzielle Fehler erheblich verringern, die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften verbessern und erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.

1. Regelmäßige Bestands-/Inventarkontrollen durchführen

Regelmäßige Bestandskontrollen sorgen für ein ausgewogenes Gleichgewicht des Laborinventars und verhindern die Anhäufung unnötiger Artikel, während sie gleichzeitig die abgelaufenen oder kurz vor dem Verfall stehenden Artikel identifizieren. Diese Praxis ist von entscheidender Bedeutung, da abgelaufene Materialien zu Unterbrechungen der Forschung und fehlgeschlagenen Experimenten führen können. Eine konsequente Überprüfung der Bestände kann daher die Verschwendung minimieren, die Budgetnutzung optimieren und zur Qualitätskontrolle im Labor beitragen. 

2. Genaue Kennzeichnung und Dokumentation

Sorgfältige Etikettierung und Aufzeichnungen sind für einen reibungslosen Laborbetrieb von grundlegender Bedeutung. Wenn sie schlecht gehandhabt werden, können Etikettierungsfehler zu kontaminierten Proben, falscher Verwendung von Materialien und anderen kostspieligen Fehlern führen. Eine ordnungsgemäße Dokumentation und Etikettierung kann die Reproduzierbarkeit und Zuverlässigkeit der Forschung erheblich verbessern und letztlich die Integrität der Arbeit eines Labors wahren.

3. Richtige Lagerbedingungen sicherstellen

Die Lagerung von Reagenzien und Proben unter optimalen Bedingungen ist entscheidend für deren Unversehrtheit. Dazu gehört auch die Anwendung guter Praktiken für die Kühllagerung, z. B. regelmäßiges Abtauen, Rotation der Regale und Vermeidung großer Leerräume in den Kühlschränken. Es ist wichtig, die Lagerungszeiten empfindlicher Materialien zu überwachen, da sie durch Hitze, Kälte oder Feuchtigkeit unbrauchbar werden können.

4. Verabschiedung einer First-in-First-out-Politik

Wenn ältere Bestände zuerst verwendet werden, verringert sich das Risiko, dass abgelaufene Artikel entsorgt werden müssen, und die Kosten lassen sich effizienter verwalten. Dieses System stellt sicher, dass die Materialien in der Reihenfolge ihres Eingangs verwendet werden, wodurch die Verschwendung reduziert und sichergestellt wird, dass alle Artikel vor Ablauf ihres Verfallsdatums aufgebraucht werden. 

5. Steigen Sie in digitale Bestandsverwaltungssysteme ein

Digitale Laborinventarsysteme bieten eine Standardlösung für die Verfolgung und Verwaltung von Laborinventar. Durch die Digitalisierung der Bestandsverwaltung in Ihrem Labor können Sie mühelos Materialverbrauch, Lagerbestände, Verfallsdaten, Gerätewartung und vieles mehr überwachen. Durch die Möglichkeit, die Bestandsverwaltung im gesamten Labor zu standardisieren, können digitale Systeme menschliche Fehler erheblich reduzieren, die Verschwendung minimieren und den Kosteneinsatz optimieren. 

Die Vorteile der Digitalisierung der Bestandsverwaltung in Ihrem Labor

Die Digitalisierung ist bei weitem der effektivste Weg, um sicherzustellen, dass die Bestandsverwaltung in Ihrem Labor effizient und nachhaltig bleibt. eLabInventory, unser Flaggschiff unter den Bestandsverwaltungssystemen für Labore, ist eine leistungsstarke und flexible Lösung zur Vereinfachung der Bestandsverwaltung im Labor. 

Mit eLabInventory können Sie alle Aspekte der Bestandsverfolgung mühelos verwalten, von der Beschaffung und Bestandskontrolle bis hin zur Lagerung und Nutzungsüberwachung. Mit einem robusten, intelligenten digitalen System verfügt Ihr Labor über eine solide Grundlage für erfolgreiche Forschungsergebnisse und optimierte Arbeitsabläufe. Von kleinen Startup-Labors bis hin zu großen Einrichtungen kann eLabInventory auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten werden. 

Werfen wir einen Blick auf einige der intelligenten digitalen Funktionen, die Ihre Prozesse zur Verwaltung des Laborinventars verbessern können:

Visualisieren Sie Ihren gesamten Bestand

Laborinventarverwaltungssysteme helfen Ihnen, Ihr gesamtes Laborinventar digital zu visualisieren, so dass Sie Proben und Präparate in Ihrem Laborlager einfach durchsuchen und auffinden können. Sie bieten eine zentrale Plattform für alle wichtigen Bestandsinformationen, einschließlich Probenverfolgung, Lagerorte, Lagerbestände und Beschaffungsinformationen, und ermöglichen allen Labormitarbeitern den Zugriff auf genaue und aktuelle Lagerdaten in Echtzeit.

Rationalisierung der Beschaffungsprozesse

Die manuelle Beschaffung wichtiger Laborreagenzien kann mühsam sein, insbesondere wenn mehrere Lieferanten beteiligt sind. Mit dem richtigen Labor-Bestandsverwaltungssystem können Sie Ihre Beschaffungsverfahren rationalisieren, indem Sie Käufe automatisieren, wenn die Lagerbestände einen vordefinierten Wert erreichen. Diese Funktion trägt dazu bei, die Kosteneffizienz zu verbessern und gleichzeitig mögliche Verzögerungen in den Laborprozessen zu reduzieren. Außerdem werden durch die digitale Speicherung aller Beschaffungsinformationen Fehlbestellungen aufgrund menschlicher Fehler auf ein Minimum reduziert.

Profitieren Sie von der Barcode-Automatisierung

Einer der wichtigsten Vorteile der Digitalisierung Ihrer Laborinventarverwaltung ist die Einführung der Barcode-Technologie. Mit digitalen Lösungen wie eLabInventory können Sie schnell Barcodes für alle Ihre Labormaterialien und -geräte erstellen und so die Nachverfolgung und Verbrauchsüberwachung optimieren und automatisierte Nachbestellungsprozesse erleichtern. Die Barcode-Automatisierung reduziert den Zeitaufwand für manuelle Bestandskontrollen erheblich.

Erzielen Sie ein erweitertes Biobanking

Biobanken, die biologische Proben für Forschungs- und Diagnosezwecke aufbewahren, benötigen eine robuste Bestandsverwaltung. Mit Laborinventarverwaltungssystemen wie eLabInventory können Biobanken ihre Prozesse verbessern, indem sie die Probenkennzeichnung und -verfolgung, optimale Lagerbedingungen, Anforderungen an die Zellpassage und vieles mehr digitalisieren.

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung für Biobanken?

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Anpassen von Benutzerrollen und Berechtigungen

Durch die Integration von Laborinventarverwaltungssystemen in Ihr Labor können Sie individuelle Benutzerrollen und Berechtigungen zuweisen und so sicherstellen, dass nur befugtes Personal Zugang zu sensiblen Informationen und Beschaffungsmöglichkeiten hat. Diese Funktion trägt zur Wahrung der Datenintegrität bei und minimiert das Risiko einer unbefugten Nutzung oder eines Verlusts wertvoller Materialien.

Verringerung der Ausfallzeiten von Instrumenten  

Laborgeräte und -instrumente sind wertvolle Vermögenswerte, die sorgfältig gewartet und verwaltet werden müssen, um ihre Langlebigkeit zu gewährleisten. Mit Laborinventarverwaltungssystemen können Sie die Nutzung von Instrumenten, Wartungsplänen und Kalibrierungsdaten digital überwachen. Diese Funktion hilft Ihrem Labor, Ausfallzeiten aufgrund unerwarteter Fehlfunktionen zu reduzieren und gleichzeitig eine optimale Leistung zu gewährleisten.

Erschließen Sie weitere Funktionen mit ELN-Konnektivität 

eLabInventory funktioniert nicht nur als eigenständige Plattform, sondern kann auch in unser elektronisches Labornotizbuch (ELN), eLabJournal, integriert werden. Diese Integration ermöglicht die Verbindung von Proben und Reagenzien mit Studiendaten, was eine verbesserte Datenkonnektivität, robuste Prüfpfade und einen einfacheren Datenabruf ermöglicht. Mit ELN-Konnektivität kann Ihr Labor verbesserte Qualitätskontrollprozesse, eine vereinfachte Zusammenarbeit und rationalisierte Forschungsabläufe erreichen.

Entdecken Sie die Leistungsfähigkeit unseres proprietären ELN, eLabJournal

Zeit für den digitalen Wandel?

Der Übergang zur digitalen Bestandsverwaltung ist nicht nur ein Trend, sondern eine notwendige Entwicklung im Laborbetrieb. Die Einführung eines Systems wie eLabInventory von eLabNext kann zu erheblichen Verbesserungen der Betriebseffizienz, der Kosteneffizienz und der Forschungsergebnisse führen und ist somit eine lohnende Investition für jedes Labor, das wissenschaftliche Spitzenleistungen anstrebt.

Machen Sie den nächsten Schritt zur Optimierung der Bestandsverwaltung in Ihrem Labor!

Entdecken Sie eLabInventory und alle Vorteile, die es für die Abläufe in Ihrem Labor bieten kann

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